Fourniture et maintenance d'imprimantes et multifonctions sur instao.fr

Nature des fournitures

Fourniture (ou location éventuelle), livraison, installation et mise en service d'un parc mixte d'imprimantes et multifonctions classées par familles : P1 (A4 N&B petites capacités), P2 (A4 couleur petites capacités), M4/M5 (A4 multifonctions volumes moyens), M6/M7/M9 (A3 N&B/Couleur volumes moyens/élevés). Chaque série a des niveaux de finition et options obligatoires (bacs additionnels, meubles, lecteur de badge multi-technologies, tri, agrafage, finition livret, fax, etc.).

Logiciels et intégration

Fourniture des licences et de la maintenance pour la solution d'administration/accounting/authentification (référence attendue : WATCHDOC) pour la durée du contrat.
Fonctionnalités attendues : comptabilisation par utilisateur/service/site/périphérique ; tableaux de bord et exports (CSV, formats bureautiques) ; intégration avec outils décisionnels (ex. Power BI) ; modes d'authentification : badge (Mifare, CPx), code, Active Directory / Azure AD / ADFS / SSO.

Déploiement et logistique

Stockage temporaire des matériels chez le titulaire ; acheminement vers les sites finaux. Délais de livraison maximum spécifiés (4 semaines pour commande standard) et déploiement majoritaire sous contrainte temporelle (planning à proposer).
Procédure type de mise en service : prise de rendez-vous 72h avant installation ; déballage ; branchements électriques et réseau (réseaux fournis par l'exploitant local) ; paramétrages des options/accessoires ; étiquetage inventaire ; configuration IP ; tests (impression/copie/scan) ; formation « au pied de la machine » ; procès-verbal de mise en service et CSV récapitulatif des équipements (modèle, n° de série, IP, options, date, inventaire, observations).

Formation et transfert de compétences

Sessions utilisateurs locales (guides PDF, affiches, supports), formation 1er niveau (est. 8 personnes) et formation administrateurs/DSI (est. 6 personnes) couvrant paramétrage, reporting, règles d'impression, enrollement badges et monitoring.

Maintenance et exploitation (MCO)

Maintenance préventive, curative et évolutive des logiciels incluse pendant toute la durée contractuelle ; pièces détachées et pièces d'usure incluses.
GTR curatif : H+8 (heures ouvrées) ; maintenance préventive au minimum annuelle ; monitoring distant et protocoles de supervision à décrire.
Compte-rendus d'intervention remis sous 48 h (nature intervention, localisation, modèle, n° de série, détails échange si applicable).
Politique obsolescence : remplacement après 4 interventions dans un même trimestre, prêt ou remplacement sous 4 semaines ; disponibilité minimale de pièces de rechange pendant au moins 4 ans après installation.

Gestion des consommables

Livraison automatisée déclenchée par solution d'accounting/monitoring ; livraison centralisée au magasin général des sites concernés ; collecte des consommables usagés via cartons de récupération et processus centralisé.
Matériels compatibles avec fournitures remanufacturées (toner, encres, papiers) conformément aux attentes.

Contraintes techniques et interopérabilité

Compatibilité drivers : PCL5/PCL6/PostScript, prise en charge Mac, Linux, Android, iOS, compatibilité CITRIX ; drivers télédistribuables (packages/scripts).
Impression mobile sécurisée (Wi‑Fi/4G/5G) depuis et hors domaine, avec traçabilité.
Fonctions attendues : recto/verso natif, scan to USB/mail/folder/FTP, quotas couleur/N&B, module de taxation pour usagers externes.
Multitâche requis pour M4–M9 : capacités d'imprimer et numériser simultanément à vitesse nominale.

Méthodologie et gouvernance

Mémoire technique détaillant compatibilité technique, méthode de déploiement, facturation, sécurité matérielle, planning, GTR, moyens de maintenance, indicateurs de performance, processus de traçabilité incidents, modalités consommation/collecte, et équipe projet (chef de projet dédié + comités de suivi).

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