Maintenance et évolution de solution de gestion documentaire GED PRO DEMAT

Interventions et niveaux de service

• Modes d'intervention : téléassistance, télémaintenance ou intervention sur site, selon criticité et disponibilité.
• Délais cibles de prise en charge et rétablissement selon criticité (ex. anomalie bloquante : intervention à partir de la réception du signal, exemple 4 h ; anomalie non bloquante : délai maximum 10 jours calendaires).
• Registre des interventions et traçabilité des actions (journaux d'intervention, comptes-rendus de travaux réalisés).

Sécurité et télémaintenance

• Télémaintenance via réseau privé sécurisé (VPN) avec coordination préalable et accord pour chaque intervention à distance.
• Mesures d'exigence sur la sécurité des échanges et la protection des données (accès restreint, traçabilité, procédures d'authentification).

Documentation, formation et transfert de compétences

• Fourniture de documentation technique et opératoire destinée à l'administration et à l'exploitation de la solution.
• Transfert de compétence sur l'administration de la solution.
• Formations initiales des utilisateurs et supports fournis au format électronique; modalités sur site et/ou distancielles.

Gestion documentaire, portail et connecteurs

• Maintenance du portail de visualisation des pièces et des modules connectés (composants GED/PRO DEMAT).
• Ajout, création et maintenance de connecteurs vers des composants tiers et systèmes internes.
• Gestion et évolution du plan de classement documentaire existant, ajout de nouveaux plans si nécessaire.

Intégration et exploitation

• Intégration et compatibilité avec l'écosystème applicatif existant, synchronisation des échanges et adaptation aux référentiels de sécurité.
• Exigences liées à l'hébergement/exploitation et à la sécurité opérationnelle des données, y compris respect des obligations RGPD et coordination avec RSSI/DPD.

Pilotage et suivi

• Mise en place d'instances de pilotage (comité de suivi au minimum annuel) et livraison de livrables de suivi (rapports d'activité, tableaux de bord, comptes-rendus de réunion).

Développement durable

• Préconisations et dispositifs visant la réduction de l'empreinte (équipements économes en énergie, limitation des déplacements, promotion des échanges électroniques et réduction des impressions papier).