Logiciel de gestion des temps et des activités sur instao.fr

Fonctionnalités principales

Gestion des temps de présence et badgeage (détection/horodatage des pointages).
Déclaration et gestion des heures supplémentaires (normales et spécifiques).
Gestion des absences par type, gestion des déplacements (ordres de mission), prise en compte du télétravail.
Gestion des permanences téléphoniques et des astreintes.
Calcul automatique du capital congé en fonction des situations (y compris cumul de contrats).
Gestion de la journée de solidarité et des jours de fractionnement.
Planning visuel centralisé (présence sur site / télétravail / absences) avec filtres par structure et confidentialité des motifs.
Tableaux de bord et éditions multiples (indicateurs d’absentéisme, annualisation, etc.) et export vers formats bureautiques standards.
Option fonctionnelle : planification du temps de travail annualisé en fonction de l’activité.

Intégration et interopérabilité

Migration et récupération des données existantes (système Horoquartz auto-hébergé sous Windows 2008).
Passerelle/connector attendu vers Zimbra pour synchronisation/lisibilité des emplois du temps.
Accès à distance via navigateur et connexion sécurisée, capacité d’export/import de données.

Sécurité et conformité

Chiffrement des données au repos et en transit.
Gestion fine des accès et des droits, interface d’administration pour gestion des utilisateurs.
Traçabilité et journalisation des traitements, audits d’accès et de modifications.
Conformité RGPD et notification de violation de données : délai maximal de 48 heures après connaissance, notification par courriel.
Conformité aux normes françaises homologuées ou équivalentes et aux exigences de l’article 5.3 CCAG-TIC.

Architecture et continuité

Décrire le niveau de disponibilité/SLA proposé, stratégie de reprise d’activité et modèle de redondance (haute disponibilité, sauvegardes, RTO/RPO).
Modalités d’hébergement (mode SaaS/auto-hébergé), redondance géographique et procédures de bascule.

Déploiement, formation et livrables

Déploiement complet incluant intégration des données historiques, paramétrage des règles de gestion (annualisation, astreintes, etc.) et configuration des plannings.
Formation sur site répartie en 3 profils : administrateur, agent, validateur (3 sessions). Fourniture d’un guide utilisateur et d’un tutoriel numérique.
Réception définitive matérialisée par PV entraînant le démarrage de la garantie d’un an.

Maintenance et support

Contrat de maintenance sur 5 ans possible (3 ans ferme + 2 ans renouvelables), incluant hotline/téléassistance, mises à jour évolutives et de sécurité.
Engagements de délais : temps de réponse critique ≤ 1 heure ; demandes moins critiques ≤ 3 jours ouvrés.
Période d’intervention définie : interventions du lundi au vendredi 8h30-17h00, jours fériés exclus.
Réunions de suivi semestrielles à partir de la 2e année.

Livrables attendus dans le mémoire technique

Description détaillée de la sécurité et conformité, de l’architecture, des SLA et de la stratégie de reprise d’activité.
Description de l’interface d’administration, de la gestion des droits, des modalités de maintenance et des outils de supervision.

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Cahier des charges, budget, contacts...

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