Inventaire tournant des biens mobiliers et informatiques

Périmètre et découpage opérationnel

• Inventaire organisé en phases/plages temporelles réparties sur la durée du contrat.
• Intervention combinée : relevés physiques sur site lorsque requis et procédures sans déplacement (questionnaires en ligne et saisie à distance) pour les situations particulières (ex. postes en télétravail).

Processus opérationnel

• Préparation : planification avec correspondants locaux, consultation des listes comptables et des références existantes, vérification préalable des codes-barres et références.
• Réalisation sur site : relevé des biens à l’aide de lecteurs de codes-barres, étiquetage des biens non repérés, prise en compte des biens stockés ou utilisés hors site.
• Traitement post‑inventaire : rapprochement des données relevées avec les bases informatiques cibles, saisie des nouveaux biens, corrections des références et justification des écarts.

Outils et livrables numériques

• Utilisation d’outils standardisés pour le rapprochement et la tenue des données (intégration et export dans les formats exigés par l’administration ; interopérabilité avec les bases comptables et d’inventaire).
• Production systématique : fichier d’inventaire conforme au format demandé, fichier de sorties/modifications, liste commentée des écarts, rapports par site et rapport synthétique de mission.

Organisation, ressources et qualité

• Présentation d’une équipe qualifiée : CV, compétences sur les outils d’inventaire et gestion des immobilisations, méthodologie d’exécution et modalités de coordination avec les correspondants internes.
• Réunions régulières de suivi (démarrage, points intermédiaires, bilan), en présentiel ou visioconférence, et livrables permettant le contrôle d’avancement.

Contraintes et exclusions

• Exclusions explicites : logiciels, clés/cartes d’accès, biens en location identifiés par l’administration.
• Respect des procédures de gestion et des formats de restitution imposés ; prestations attendues conformes aux exigences de traçabilité et d’auditabilité.