Hébergement de messagerie et services associés

Fonctionnalités de messagerie et collaboration

• Envoi/réception de courriels (avec pièces jointes), signatures personnalisées, messages d’absence programmés, gestion des publipostages, multi-alias, recherche full-text, accès webmail et mode hors-ligne.
• Compatibilité avec clients de bureau (Outlook, Thunderbird), navigateurs (Edge, Firefox, Chrome) et accès mobile (Android, iOS) sans coût additionnel.
• Agendas personnels partagés avec droits configurables, gestion des ressources (salles, matériel) et intégration des disponibilités.
• Espaces de travail partagés avec édition collaborative de documents et compatibilité avec formats bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Listes de distribution et gestion des envois groupés.

Sécurité, administration et exploitation

• Hébergement des données sur le territoire de l’Union Européenne.
• Architecture redondante (duplication, plan de continuité), sauvegardes et restauration des mails, agendas, carnets d’adresses et tâches sur 30 à 60 jours.
• Accès sécurisés via HTTPS; console d’administration sécurisée accessible (possibilité de restreindre l’accès via réseau/VPN); mécanismes de blocage d’IP après tentatives infructueuses; gestion des quotas, alertes et restauration par les administrateurs.
• Exposition d’un extranet pour le suivi des incidents, traçabilité et support.

Disponibilité et SLA

• SLA cible supérieur à 99,90% (objectif d’environ 9 heures d’indisponibilité par an); disponibilité 24/7/365; GTI/GTR et procédures d’astreinte et d’intervention définies; pénalités prévues en cas de non-respect.

Migration, tests et projet

• Migration complète des comptes existants (planification, tests de migration, continuité de service pendant migration, corrections post-tests).
• Description des phases de migration, planning, organisation technique et managériale, interlocuteurs dédiés, instances de conduite et reporting.

Formation et conduite du changement

• Formations administrateurs et utilisateurs (webmail et outils collaboratifs), supports numériques en français, plan de conduite du changement et communication associée.

Visioconférence et fonctionnalités additionnelles

• Organisation de réunions en ligne jusqu’à 100 participants; fonctionnalités complémentaires possibles (paperboard, vote, chat intégré).

Conformité et protection des données

• Engagements de conformité au RGPD: désignation d’un DPD, registre des traitements, notification des violations, obligations de sous-traitance, réversibilité et destruction/retour des données en fin de prestation.

Exigences techniques particulières

• Taille maximale recommandée pour pièces jointes 10 Mo (mention d’un maximum théorique de 30 Mo).
• Proposition d’architecture attendue avec description de la duplication/redondance et des modalités de réversibilité sans perte de données.