Mise en œuvre, hébergement et maintenance d'un outil de gestion d'événements

• Gestion d'événements : création d'événements et d'ateliers, gestion de jauges par atelier, affichage en temps réel des places restantes, calendrier de visualisation (optionnel), listes d'invités générées.

• Invitations et communications : rédaction et diffusion des descriptifs/programmes avec visuel, envoi massif d'invitations et de « save the date », gestion des envois mails avec conformité DMARC/SPF/DKIM, formulaires d'inscription personnalisables, gestion des désistements et listes d'attente.

• Inscriptions et suivi : mise à jour automatique des jauges, envoi de confirmations d'inscription (avec génération possible de QR-Code), suivi des confirmations, gestion des listes d'attente et relances.

• Accueil et déroulement : lecture de QR-code à l'entrée, édition de listes d'émargement, émission d'attestations de présence, interactions en temps réel (sondages), traçabilité des actions et des accès.

Architecture, hébergement et sécurité

• Hébergement : offre SaaS incluant l'hébergement pris en charge par le fournisseur; lieu d'hébergement requis sur le territoire français de préférence et au minimum dans l'Union européenne; accès via HTTPS avec TLS 1.3 minimum.

• Chiffrement et protection des données : chiffrement au repos AES-256, chiffrement applicatif pour données sensibles, journalisation des événements, alertes d'incident, sauvegardes et protection des données.

• Identités et droits : intégration SSO interopérable (OpenID Connect / OAuth ou SAML) avec interconnexion à Azure AD; MFA obligatoire pour administrateurs/organisateurs; gestion des droits par RBAC; capacités d'audit et production de journaux de sécurité.

• Conformité : conformité au RGPD et au référentiel de cybersécurité (CCSC), existence d'un registre des activités de traitement, dispositif de notification des incidents et possibilité d'audits de sécurité.

Maintenance, évolutions et livrables

• Services inclus : abonnement SaaS, paramétrage initial, accompagnement au déploiement, ingénierie des formations (utilisateurs/administrateurs), assistance au démarrage, support et procédures d'assistance (corrective et évolutive).

• Livrables : documentation utilisateur et administrateur, livrables techniques pour évolutions, livrables de sécurité et d'audit, procédures de réversibilité et transfert des données en fin de contrat.

Pilotage projet et échanges

• Organisation projet : calendrier prévisionnel, réunion de lancement, comités de pilotage et de projet, modalités d'échange (visioconférence / réunions), annexe d'organigrammes et d'architectures techniques.

Accessibilité et traçabilité

• Accessibilité : conformité aux exigences d'accessibilité (navigation et fonctionnalités accessibles selon les exigences techniques listées).

• Traçabilité : conservation et traçabilité des actions, inscriptions et accès avec historisation consultable.