Fourniture et gestion de titres-restaurant

Le titulaire assure la fabrication, la personnalisation, la livraison et la gestion des titres papier, puis, si la migration est déclenchée, le dispositif dématérialisé. Chaque commande précise le support demandé. Les prestations comprennent aussi le suivi administratif et l’assistance.

Support papier

Les titres sont émis mensuellement en carnets sécurisés, avec numérotation unique, mentions réglementaires et qualité d’impression lisible. Ils sont personnalisés au nom et prénom du bénéficiaire ; la couverture du carnet reprend également son nom. La valeur faciale prévue au lancement est de 12,20 €, avec une participation employeur de 60 %. Les valeurs faciales peuvent évoluer ; leur modification est mise en œuvre gratuitement à la date indiquée par l’acheteur. Les titres correspondent aux jours réellement travaillés, et le nombre de titres par carnet varie selon la commande validée par les services RH.

Les commandes mensuelles sont transmises par voie électronique. Le titulaire accuse réception et indique le délai prévisionnel ; il fournit une trame de document et accompagne l’acheteur dans la préparation des données. La livraison est franco de port et d’emballage, sécurisée, dans un délai maximal de 72 heures après réception de la commande, sauf force majeure dûment justifiée. Les carnets sont triés par ordre alphabétique, conditionnés par site et envoyés sous enveloppes sécurisées. Chaque lot comprend un bordereau récapitulatif du nombre de carnets, des valeurs faciales et des quantités, ainsi qu’une liste d’émargement. Les points de livraison seront communiqués au titulaire et pourront varier sans modification tarifaire. En cas de perte, vol ou destruction durant le transport, le colis manquant est remplacé aux frais du titulaire sous 72 heures après réclamation ; sa responsabilité prend fin à la livraison attestée.

L’acheteur vérifie quantités, valeurs faciales, conditionnement et qualité ; les anomalies imputables au titulaire sont corrigées sans frais. Les titres sont utilisables pendant l’année civile de leur distribution et en janvier de l’année suivante. Les titres non remis et les titres périmés peuvent être retournés pour remboursement dans les conditions et délais légaux.

Préparation de la migration et support dématérialisé

La publication du texte instituant l’obligation de dématérialisation peut déclencher la préparation, mais seule une décision écrite de l’acheteur déclenche la migration. Dans les cinq jours ouvrés suivant la publication, le titulaire transmet un plan actualisé précisant tâches, responsabilités, prérequis et mesures de continuité. La migration comprend la collecte, le contrôle et l’import sécurisés des données, la création et le paramétrage des comptes, la fabrication et la distribution des cartes, la formation du gestionnaire, l’accompagnement des bénéficiaires, les essais, contrôles et opérations de recette, ainsi que le traitement, l’échange, le remboursement ou la reprise des titres papier restants. Les cartes et comptes doivent être opérationnels au plus tard deux mois avant la bascule, sauf délai réglementaire plus court. La transition ne doit entraîner ni interruption, ni double attribution, ni perte injustifiée de droits.

Le dispositif numérique comprend des cartes nominatives sécurisées compatibles EMV, avec code confidentiel, paiement sans contact lorsque le terminal le permet, opposition et remplacement en cas de perte, vol ou dysfonctionnement. Les crédits sont rechargés mensuellement et utilisables auprès d’un réseau d’acceptation aussi large que possible. Le bénéficiaire peut associer une carte bancaire personnelle pour compléter une transaction dépassant son solde ou le plafond réglementaire ; ce complément est débité uniquement sur le moyen personnel enregistré, sans accès de l’employeur aux données bancaires.

L’application mobile iOS et Android permet notamment la consultation du solde et de l’historique, la localisation des commerçants affiliés, le blocage et le déblocage de la carte, la consultation ou la réinitialisation sécurisée du PIN et les notifications de rechargement et d’expiration. Le paiement sur smartphone est compatible avec Apple Pay, Google Pay ou une solution équivalente ; son activation est simple et gratuite.

Le portail sécurisé de l’employeur permet de créer, modifier et supprimer les bénéficiaires, préparer et valider les chargements, suivre commandes et cartes, exporter en Excel et CSV, télécharger factures et historiques, gérer les profils et droits d’accès et tracer les opérations. L’assistance par téléphone et courriel est disponible aux heures ouvrées ; une réponse et, si nécessaire, une solution sont attendues sous deux heures. Le remplacement des matériels intervient au plus tard sous cinq jours ; une documentation utilisateur et une FAQ en ligne sont fournies. Le titulaire décrit son plan de continuité et le taux annuel maximal de disponibilité. Les délais indicatifs attendus sont de cinq jours pour fournir ou remplacer une carte et de 24 heures pour charger les droits après validation de la commande.

Le titulaire garantit le respect du RGPD, la confidentialité des données personnelles, le chiffrement des échanges, l’authentification forte des administrateurs et la traçabilité ; l’hébergement respecte les exigences réglementaires.

À titre estimatif, le détail quantitatif prévoit, pour le papier, 4 200 carnets, 12 mois de gestion des commandes et de livraisons, 100 remplacements, ainsi qu’un forfait pour la mise en service, la formation et l’assistance. Pour le numérique, il prévoit 350 cartes, 30 renouvellements, 10 oppositions, 4 200 chargements et 4 200 unités de gestion des bénéficiaires, ainsi qu’un forfait pour la mise en service, la formation et l’accompagnement au démarrage.