Gestion technique et administrative de bâtiments modulaires

Gestion technique, maintenance et exploitation

• Mettre en œuvre et coordonner les actions d'entretien et de maintenance relevant des responsabilités définies ; suivre et piloter les interventions des exploitants et fournisseurs.
• Assurer le contrôle, le suivi et la maintenance des éléments techniques suivants : clos et couvert (y compris gardes-corps toiture), systèmes de sécurité incendie, systèmes de chauffage, alimentation électrique, dispositifs de gestion des eaux pluviales.
• Proposer une méthodologie d'exploitation et de maintenance et établir un calendrier des contrôles réglementaires et périodiques, avec répartition claire des responsabilités et procédures de suivi.
• Gestion et pilotage des contrats de maintenance : supervision des fournisseurs, suivi des interventions et examen des prestations fournies.

Gestion des sinistres et relations assurances

• Suivi des obligations techniques liées aux contrats d'assurance et gestion des déclarations de sinistres : constat, collecte des éléments techniques, constitution des dossiers, transmission aux assureurs.
• Coordination des acteurs intervenant après sinistre (prestataires, exploitants, assureurs) ; supervision des travaux du constat à la réception et contrôle des paiements/indemnités afférentes.

Gestion administrative, budgétaire et locative

• Suivi administratif et juridique des conventions de sous-occupation : gestion des obligations contractuelles, préparation des pièces destinées au comptable pour mise en paiement et relances si nécessaire.
• Quittancement trimestriel et remises trimestrielles d'éléments comptables au service comptabilité.
• Préparation d'une proposition financière détaillée par année pour la tranche ferme et note méthodologique/proposition financière pour la tranche optionnelle (à intégrer dans le mémoire technique).

Livrables attendus (format A4 PDF)

• Notice technique d'organisation et de méthodologie au démarrage (notice d'intervention, logigramme, calendrier d'exécution).
• Reporting trimestriel des sinistres et des visites/contrôles programmés.
• Rapport annuel de gestion technique.
• Rapport trimestriel des éléments destinés au service comptabilité.
• Rapport d'état des lieux et recommandations en fin d'occupation.

Tranche optionnelle

• Possibilité de proposer en option une mission d'AMO pour la gestion du parc fondée sur des diagnostics réalisés en cours de mission ; note méthodologique et proposition financière spécifiques attendues.

Contraintes opérationnelles et exigences liées à l'exécution

• Exécution des prestations sur notification de bons de commande ; traitement et organisation des interventions selon les bons notifiés.
• Obligation de confidentialité renforcée (durée et sanctions prévues) et respect des prescriptions relatives à la protection des données personnelles.
• Justificatifs d'assurances à fournir (responsabilité civile et garantie décennale) dans les délais contractuels.
• Prévision d'effectifs suffisants et compétents, stabilité des équipes et respect des règles de sécurité et de confidentialité en cas d'interventions dans les locaux.