Gestion des réservations de transport et hébergement

Bénéficiaires ciblés : membres de l'institution, agents, artistes invités et en résidence, jurys, invités externes.

Prestations principales :

Réservation et émission de billets aériens et ferroviaires (options tarifaires multiples, classes, conditions modifiables/remboursables).
Réservation d'hébergements et gestion des prestations hôtelières.
Organisation et pilotage des transferts (Taxi / VTC / bus) et location de véhicules si nécessaire.
Gestion des voyages de groupe et coordination logistique associée.
Souscription et gestion d'assurances voyages adaptées pour l'Europe et l'international.
Gestion opérationnelle des modifications, annulations, émissions d'avoirs, remboursements et relogements.

Modalités d'exécution et règles opérationnelles :

Propositions systématiques de plusieurs solutions alternatives (différentes compagnies, niveaux tarifaires et conditions).
Règle de classe par défaut : transport aérien en classe économique ; dérogations possibles sur demande explicite. Préconisations particulières pour certains trajets ferroviaires (première classe) selon instructions.
Capacité d'adaptation aux modifications fréquentes, annulations tardives et exigences d'événements artistiques.

Disponibilité et interlocution :

Interlocuteur dédié affecté au suivi.
Service accessible en heures ouvrées et astreinte 24/7 (téléphonique ou messagerie) pour la gestion des urgences.
Délais de réponse opérationnels définis (demandes standard, urgentes et dernière minute).

Outils, reporting et contrôle qualité :

Plateforme de réservation et outils numériques de gestion des voyages et du reporting.
Reporting annuel détaillé (volumes, répartition géographique, typologie des dépenses).
Suivi périodique de la qualité de service, respect des délais et des tarifs.

Modalités financières et facturation :

Avance des frais par le titulaire puis facturation par mission avec bon de commande pour chaque mission.
Rémunération via frais de gestion forfaitaires ventilés par catégorie (aérien national/Europe/international, rail, hôtel, frais divers, services additionnels) distincts des coûts fournisseurs.
Transparence exigée entre coûts fournisseurs et frais de gestion ; facturation via Chorus Pro avec mentions obligatoires.
Emission systématique d'avoirs et procédure de transmission des avoirs via Chorus Pro.

Gestion des incidents :

Procédures de prise en charge des imprévus de transport et incidents sur place (relogement, modification d'itinéraire), suivi post-incident et gestion des réclamations auprès des compagnies.

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