Gestion informatisée des locations de matériel scénique sur instao.fr

Fonctionnalités métier principales

Solution SaaS offrant la gestion complète du cycle de location : gestion des devis, réservations, bons de commande, bons de livraison, facturation et suivi des paiements (acomptes, soldes, cautions).
Gestion des usagers et structures multi-profil avec droits d'accès différenciés et workflows paramétrables (pré-réservations, navettes, litiges, SAV).

Gestion de stock et planification

Suivi du stock en temps réel : articles, états, transferts, localisation des matériels et des espaces.
Planning de disponibilité et réservation multisites avec consolidation des plannings et relances automatiques.
Identification et suivi matériel via codes-barres, QR codes et communication RFID.

Interopérabilité et échanges de données

API d’intégration bidirectionnelle pour synchronisation client/commande avec site web et systèmes externes (ERP, comptabilité, Chorus‑Pro ou équivalents).
Import/export de données en SQL/CSV pour ETL et restitution statistique.

Rapports, templates et documents

Génération de rapports, statistiques et tableaux de bord pour aide à la décision.
Édition de devis/factures personnalisables, intégration de conditions générales de location et pièces jointes (PDF).

Sécurité, hébergement et conformité

Conformité exigée au RGPD et règles de sécurité applicables ; exigences d'hébergement sécurisées et politiques de sauvegarde.
Exigence de réversibilité avec fourniture de documentation et export des données en fin de contrat.

Paramétrage, déploiement et assistance

Paramétrage complet (articles, structures, utilisateurs, droits, workflows), migration et fiabilisation des données.
Formation des utilisateurs, assistance au démarrage, hotline, maintenance corrective et évolutive, et prestations de support/maintenance planifiées.

Contraintes techniques clients

Compatibilité postes clients Windows 11, configurations usuelles 8–16 Go RAM, stockage 240–480 Go et accès Internet haut débit requis.

Livrables attendus

Solution opérationnelle et documentée, plan de migration des données, guide d’administration, API et documentation de réversibilité, plan de formation et supports pédagogiques.

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Cahier des charges, budget, contacts...

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