Gestion d'événements et logistique

Interprétation et audiovisuel

• Mise en place d'interprétation simultanée trilingue (anglais / arabe / français) avec 6 interprètes, 3 cabines et ~45 casques.
• Gestion complète du dispositif AV/ICT pendant la durée de l'événement (contrôle technique, ingénierie son et image, opérateurs sur site).

Hébergement et transport

• Coordination et réservation d'environ 38 à 44 chambres simples en pension complète, gestion des listes de chambres et des demandes spécifiques (late check-out, préférences).
• Réservation et gestion des vols internationaux pour environ 33 participants, avec réservation en classe Affaires pour les ministres selon instructions.
• Organisation des transferts aéroportuaires, planification des véhicules (types et planning) et mise en place de navettes dédiées pour moments clés.
• Gestion des itinéraires et procédures spécifiques pour participants soumis à passages frontaliers ou transits (ex. coordination via centres de transit régionaux et points d'entrée alternatifs).

Restauration et visibilité

• Fourniture de services de catering : café d'accueil, pauses café (deux par jour) et déjeuners de réseautage.
• Production et fourniture de supports imprimés et goodies : agendas imprimés, dossiers nominatifs, dossiers marqués, clés USB contenant les supports.

Livrables attendus

• Liste finale des arrangements de voyage avec coûts et e-billets.
• Confirmations de réservations d'hébergement et listes de chambres.
• Plan détaillé des transferts et planning véhicules.
• Confirmation et plan de configuration du lieu, proposition restauration et fiches techniques AV/ICT.
• Dossier visa et procédure d'obtention complète pour participants concernés.
• Rapport final de coordination logistique récapitulant tous les arrangements, coûts et retours opérationnels.

Suivi et indicateurs de performance

• Suivi des confirmations de réservation (vols, hôtels) et des coûts associés.
• Collecte de formulaires de retour et feedback des participants.
• Rapports opérationnels fournis par officiers de liaison et rapport final de coordination.

Profil et exigences minimales

• Expérience opérationnelle de 3 à 6 ans en coordination de voyages et logistique d'événements de haut niveau.
• Capacité à gérer des déplacements multi-pays et interculturels, compétences en gestion de projet, maîtrise de l'anglais et de l'arabe, excellentes aptitudes en communication et coordination.