Gestion électronique du courrier

Fonctionnalités principales

• Création, validation, signature (électronique et manuscrite) et envoi des courriers (numérique et papier).
• Gestion des courriers entrants, des courriers confidentiels et des saisines par voie électronique.
• Horodatage, traçabilité complète des actions, gestion des droits, profils utilisateurs et administration des comptes.
• Archivage électronique conforme et extraction/reporting des données.
• Publipostage, système d'alertes et notifications, accès mobile et mobilité sécurisée.

Contraintes techniques et exploitation

• Solutions acceptées en mode SaaS ou On‑Premise avec exigences d'hébergement, sécurité, performance et supervision.
• Interopérabilité avec systèmes existants, compatibilité navigateurs, reprise et migration des données existantes.
• Accessibilité et numérique responsable attendus ; mécanismes de reprise manuelle prévus.

Phases, recette et mise en service

• Fourniture d'un planning détaillé par phase (paramétrage, tests, recette, mise en production, VSR).
• Phase de recette complète comprenant tests techniques, fonctionnels, ergonomiques, d'intégration et de compatibilité navigateurs; carnet de recettes et journal d'anomalies.
• Mise en service post‑production avec vérifications et bon de livraison.

Formation, documentation et support

• Formation des utilisateurs (estimée à environ 2 000 agents), transfert de compétences et dispositifs de support (assistance, plate‑forme e‑learning ou communauté).
• Livrables attendus : documentation technique et utilisateur, cahier de recette fonctionnelle, plan de formation, documentation d'exploitation et d'architecture, plan de reprise/migration, plan de maintenance et de support, documentation RGPD, plan d'assurance qualité et sécurité.

Maintenance et évolutions

• Offre structurée en partie forfaitaire d'intégration et mise en œuvre et en parties unitaires (bons de commande) pour maintenance préventive, curative et évolutive.
• Supervision, maintenance corrective et évolutive (MCO/MCS) et engagements de niveau de service à détailler.