Gestion administrative des formations et des alternants sur instao.fr

Périmètre fonctionnel principal

Prise en charge complète des dossiers administratifs et contractuels des alternants : contact initial, collecte des pièces, montage et édition des CERFA et conventions, suivi des prises en charge OPCO et clôture administrative.
Saisie et tenue d’un dossier par alternant dans un espace SharePoint partagé (coordonnées, dates de contrat, site, classification, tuteur, pièces justificatives, suivi des prises en charge).

Flux opérationnels et livrables

Prise de contact avec l’alternant et l’école sous 24 heures suivant notification du recrutement ; saisie des informations dans SharePoint.
Recueil exhaustif des pièces administratives (CV, pièce d’identité, titre de séjour si applicable, justificatif de domicile, attestation Sécurité Sociale, diplômes, photo, RIB, etc.) et alertes proactives (expiration titre de séjour, pièces manquantes).
Montage, édition et validation interne des CERFA d’apprentissage/professionnalisation et conventions de formation ; signature électronique et envoi à l’alternant.
Dépôt et saisie des pièces sur la plateforme OPCO (ATLAS) dans le respect du délai légal de 5 jours pour enregistrement ; suivi des accords de prise en charge et relances.
Envoi des accords de prise en charge à l’école/CFA et à l’alternant ; envoi du courrier de confirmation de dépôt à la fin du processus.
Reporting hebdomadaire (et quotidien en période de pic) sur complétude des dossiers, montages CERFA, dépôts OPCO et alertes ; bilan et atelier retour d’expérience en fin de campagne.

Contraintes opérationnelles et ressources

Volumétrie indicative : environ 50–70 recrutements annuels ; environ 85 alternants présents en simultané (répartition majoritaire sur Paris, part minoritaire sur Marseille).
Délai cible pour remise du CERFA signé à l’alternant : 3 semaines à 1 mois après envoi du mail de confirmation par le recruteur.
Continuité de service : maintien d’un effectif adapté, remplacement à compétences/habilitations équivalentes ; constitution et remise d’un rétroplanning de mise en œuvre.
Comitologie : comité de pilotage mensuel, secrétariat et supports assurés par le contractant.

Contraintes SI et sécurité des données

Si recours à une solution SaaS : hébergement et stockage des données sur serveurs en France ou dans l’Union européenne.
Formalisation d’un SLA sécurité, conformité RGPD et capacité d’interface chiffrée (API) avec la solution coffre‑fort existante.
Rétrocession intégrale des données à la fin de la campagne.

Démarrage et planning

Préparation et mise en place de l’équipe dédiée avant la campagne (disponibilité attendue la dernière semaine de janvier précédant la campagne) ; démarrage souhaité à partir du 1er mars 2026.

Qualité et compétences

Compétences requises sur le cadre légal de l’alternance, maîtrise du process interne, rigueur documentaire et production d’indicateurs de qualité. Présentation des moyens humains et d’un rétroplanning attendue.

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Cahier des charges, budget, contacts...

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