Gestion administrative des formations et des alternants

Périmètre fonctionnel principal

• Prise en charge complète des inscriptions inter‑entreprises (et intra sur demande) depuis la réception des éléments nominatif jusqu’à la clôture du dossier.
• Saisie directe et mise à jour des actions, sessions et inscriptions dans Talentsoft (module Formation) avec habilitations fournies ; mise à jour des statuts (réalisé, reporté, annulé).
• Constitution et tenue d’un dossier par inscription dans un espace SharePoint partagé (convention, demande d’achat, bon de commande, feuille d’émargement, évaluations, échanges e‑mail, attestations).

Flux opérationnels et livrables

• Inscription auprès de l’organisme de formation sous 24–48 heures (24 h exigé pour sessions proches ; cas urgents dans la journée) et confirmation au participant avec référent RH en copie.
• Gestion des échanges avec stagiaires et organismes (reports, annulations, recours aux règles conventionnelles, pénalités) et traitement financier (création demande d’achat, envoi au Relais Achat, demande de service fait).
• Réception, signature et envoi des conventions ; réception et enregistrement feuilles d’émargement et attestations dans SharePoint ; vérification de conformité et clôture du dossier.
• Reporting hebdomadaire (fichier de suivi des prises en charge, reports, annulations, actions réalisées, évolution du plan) et fourniture d’outils et indicateurs de suivi proposés par le prestataire.
• Mise en place d’une procédure commune en début de mission et tenue de comités de pilotage au moins tous les deux mois (secrétariat assuré par le contractant, supports et comptes‑rendus à fournir).