Gestion des abonnements et services documentaires
Fiche synthétique du marché public. Analyse détaillée et points essentiels du DCE.
Gestion des abonnements et services associés
Objet général
- Prise en charge complète de la gestion administrative et opérationnelle des abonnements (papier et électronique) pour publications scientifiques et généralistes ou bases de données selon le lot : réception et traitement des bons de commande, établissement et transmission des devis, paramétrage technique, suivi des commandes, facturation et reprise des abonnements en cas de changement de gestionnaire.
Fonctions opérationnelles détaillées
- Gestion des réabonnements : constitution et transmission d'une liste exploitable (format .xls/.xlsx) avec titres, quantités, prix année n-1 et prix prévisionnels année suivante ; prise en compte des cas de prix inconnus selon modalités contractuelles.
- Mise en service des nouveaux abonnements : préparation des devis, transmission aux éditeurs, paramétrage des accès électroniques et suivi de mise en service.
- Traitement des réclamations et relances : suivi jusqu'à résolution ou fin d'année, gestion des avoirs prorata en cas de non-livraison ou d'accès défectueux (modalités de calcul et d'échéance contractuelles).
- Fourniture d'états et exports exploitables : listes complètes d'abonnements et états récapitulatifs sur demande (.xls/.xlsx) avec champs détaillés (intitulé, code unité, éditeur, ISSN, numéros de commande, durée, quantité, montant, remises, etc.).
- Services bibliographiques et métadonnées : fourniture d'informations (ISSN, périodicité, volumes, suspensions, changements de titre) et, pour les bases de données, fourniture de métadonnées descriptives compatibles avec l'outil de découverte et export vers la base bibCNRS.
Spécificités lot 3 (bases de données)
- Fourniture systématique sans surcoût de services complémentaires (alertes, statistiques d'utilisation, exports vers gestionnaires de références, résolveur de liens) et possibilités d'ajout de bases en cours d'exécution sans surcoût.
- Frais de gestion exprimés en pourcentage du tarif public éditeur (valeur figée dans l'acte d'engagement).
Organisation, disponibilité et conformité
- Désignation d'un interlocuteur référent pour le donneur d'ordre et pour chaque bénéficiaire, disponible en journée ouvrée (joignable 8h–17h, lundi–vendredi) et continuité organisée en cas d'absence.
- Formations et documentation en langue française (présentiel ou distanciel) pour l'utilisation des outils.
- Obligation de conformité sécurité/confidentialité : hébergement en France/UE ou conformité RGPD, notification d'incident sous 24h, exports et reportings livrés en formats exploitables (.xls/.xlsx).
Fourniture de spécimens et pénalités
- Fourniture de spécimens à la demande (nouveau titre, changement de titre, décision d'acquisition) avec délai maximal contractuel pour l'envoi ; pénalités forfaitaires prévues en cas de retard (plafond et montant contractuels).
Reporting
- Reporting semestriel structuré (fichiers Excel ligne à ligne), états au 30 juin et 31 décembre, correction sous 10 jours en cas d'erreur.
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Gagnez du temps, toutes les infos des documents sont déjà analysées: cahier des charges, infos clés, budget, contact, etc
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Critères d'évaluation
| Pondération | Critère |
|---|---|
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Échantillons
Modalités de livraison
Fourniture sur demande du bénéficiaire ; envoi sous délai maximal contractuel de 30 jours ouvrés ; pénalités de 50 € HT par jour calendaire de retard, plafonnées à 3 000 € HT par demande ; livraison à l'adresse du bénéficiaire suivant sa demande.
Produits à fournir
- Spécimen d'un numéro de périodique ou extrait de base de données
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