Gestion des abonnements sur catalogue

Reprise des abonnements existants

• Intégration progressive des abonnements en place à mesure de leur échéance.
• Reprise et adaptation des données existantes (destinataires, éditeurs, auteurs, dates d'échéance).

Gestion courante des abonnements

• Information préalable avant prise en charge d'un abonnement (notification aux gestionnaires trois mois avant, selon procédure).
• Renouvellement des abonnements via bons de commande basés sur devis.
• Alignement des dates d'échéance lorsque possible.
• Remplacement des numéros manquants ou défectueux et gestion des irrégularités (réclamations, suivi et réponse sous délai défini).

Nouveaux abonnements et devis

• Émission d'un devis détaillant le prix éditeur, la rémunération sous forme de frais de gestion et le coût total.
• Établissement d'un bon de commande fondé sur le devis pour mise en service.

Service en ligne et suivi

• Mise à disposition d'un catalogue des périodiques avec prix éditoriaux mis à jour, dates de parution et échéances.
• État récapitulatif des abonnements par destinataire, création de comptes et sous-comptes, accès aux abonnements électroniques par codes.
• Gestion des réclamations, preuve de livraison en format papier et/ou électronique, et export des données au format tableur/PDF.

Livraison et gestion des prestations annexes

• Livraison des publications à la date de parution, par portage ou courrier selon les besoins.
• Modalités de gestion des absences de livraison (prévision de sanctions contractuelles, gestion des compensations financières et remplacement des numéros).

Documents contractuels associés

• Liste d'abonnements et liste d'éditeurs annexées.
• Possibilité de fonctionnement en groupement ou par prestataire unique selon répartition annexée.