Fictions et documentaires imprimés jeunesse

L’accord-cadre porte sur la fourniture de fictions — albums et romans — et de documentaires imprimés pour la jeunesse, destinés au prêt et à la consultation dans les bibliothèques publiques du réseau départemental. Il comprend les nouveautés et rééditions en langue française réputées disponibles aux catalogues des éditeurs, ainsi que les achats sur commande, les offices et les choix en librairie.

Le besoin couvre notamment les domaines suivants : généralités, médias, éducation, philosophie, société, religion, ésotérisme, politique, économie, psychologie, informatique, technologie, arts, vie pratique, jeux, sports, santé, langues, histoire, critiques littéraires, géographie, voyages, sciences, nature, poésie et théâtre. Sont également recherchés :

• documents régionaux relatifs au Puy-de-Dôme, à l’Allier, au Cantal et à la Haute-Loire ;
• ouvrages en grands caractères et documents spécifiques ou accessibles adaptés aux troubles ou handicaps ;
• documents en langues étrangères, notamment anglais, espagnol, portugais, italien, allemand, ukrainien, syrien, chinois et arabe ;
• productions de petits éditeurs, éditeurs indépendants ou à diffusion restreinte, ainsi que des éditions locales.

Le prestataire doit pouvoir fournir environ 1 000 livres imprimés jeunesse par an dans le cadre d’un besoin global de renouvellement d’environ 12 000 livres imprimés. Les commandes sont émises à partir de listes de sélection dont la fréquence peut évoluer ; elles peuvent porter sur un ou plusieurs exemplaires et doivent être honorées quelle que soit la quantité demandée. Un interlocuteur unique assure le suivi des commandes et un interlocuteur dédié, compétent en bibliographie, conseille la Médiathèque pour le réassortiment, la mise à jour, les éditeurs, les auteurs, les illustrateurs et les recherches documentaires. Les catalogues et listes de nouveautés, avec leurs mises à jour, sont transmis sur demande sur support papier ou en ligne ; un accès au catalogue ou à la base du fournisseur peut être proposé.

Office et sélection documentaire

Le service d’office met à disposition, pendant une durée déterminée, une sélection d’ouvrages permettant à la Médiathèque de choisir les documents à acquérir. Il s’exécute tout au long de l’année et couvre notamment les albums, romans et documentaires jeunesse. Les cartons sont organisés par domaine et portent une marque spécifique visible. Les offices sont remis mensuellement, à raison d’environ 100 ouvrages récents par sélection, laissés à disposition pendant 30 jours. Deux jours avant la livraison, une liste préparatoire est adressée par courriel aux deux responsables documentaires concernés ; elle mentionne le titre, l’auteur, l’éditeur et le code-barres ISBN.

La sélection tient notamment compte des nouveautés, collections nouvelles ou rajeunies, suggestions du libraire, récompenses littéraires, petits éditeurs, éditeurs locaux, langues étrangères, variété des maisons d’édition, formats adaptés au prêt et suivi des principaux thèmes. Les critères peuvent évoluer avec la production éditoriale et les besoins du réseau.

Livraison, délais et suivi

Les commandes sont exécutées par bons de commande. Leur réception doit être confirmée par courriel ou téléphone dans les 24 heures ouvrées ; à défaut, elles sont réputées acceptées. Les livraisons sont effectuées du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h. Les colis ne dépassent pas 20 kg et sont livrés franco de port, d’emballage et de déchargement.

• 80 % de chaque commande doivent être livrés sous 15 jours ouvrables ;
• les reliquats doivent être livrés sous 35 jours ouvrables à compter de la réception du bon de commande ;
• chaque commande peut être livrée en 3 fois maximum ;
• un bon de livraison partiel indique les références non livrées, la cause et le délai prévisionnel ;
• les erreurs, ouvrages défectueux ou abîmés sont repris et remplacés aux frais du fournisseur, ou donnent lieu à un avoir lorsque le remplacement n’est pas applicable.

Les vérifications quantitatives et qualitatives sont effectuées lors de la livraison. Le titulaire assure le remplacement des marchandises perdues ou volées pendant le transport ou la livraison. Pour les livres destinés au prêt, il doit effectuer sans délai les déclarations auprès de la Sofia conformément aux obligations relatives au droit de prêt.