Externalisation de l'impression et de l'envoi de courriers pour l'Urssaf

2. Finalités de la Prestation

• Optimisation du temps de traitement : Réduction du délai entre la création et l'envoi des documents.
• Qualité et conformité : Garantir la qualité des documents imprimés et leur conformité avec les originaux.
• Sécurité des données : Assurer la protection des informations traitées durant l'exécution des prestations.
• Suivi et traçabilité : Pour les courriers recommandés, permettre la consultation des étapes d'acheminement et de réception.

3. Fonctionnalités Minimales Exigées

• Interface dédiée : Mise à disposition d'une interface commune pour la gestion des courriers.
• Réception et impression : Capacité à recevoir des documents sous divers formats et à les imprimer, incluant la fourniture de papier et d'enveloppes.
• Mise sous pli et distribution : Prise en charge de la mise sous pli et de l'envoi à La Poste.
• Traçabilité : Garantir la traçabilité des connexions et des envois.

4. Caractéristiques de la Prestation

• Préparation des courriers : Les courriers sont créés par les agents de l'Urssaf et doivent être transmis via une interface sécurisée.
• Délai de traitement : Les courriers doivent être remis à La Poste dans un délai de J+1.
• Archivage : Tous les courriers doivent être archivés pour une durée de 10 ans, avec accès consultatif pour les agents habilités.
• Gestion des anomalies : Signalement immédiat des anomalies lors du dépôt et traitement des courriers.

5. Spécificités pour les Courriers Recommandés

• Identification et numérisation : Les courriers recommandés doivent être identifiés et les accusés de réception numérisés et liés aux courriers d'origine.
• Gestion des plis non distribués : Suivi des plis non distribués et signalement des anomalies à l'Urssaf.