Externalisation de la gestion immobilière et locative

Le lot porte sur la gestion locative des biens de l’EPORA dans la Loire. Le patrimoine confié peut comprendre des biens bâtis et non bâtis ; les biens occupés recensés pour ce secteur comprennent des bâtiments et des lots de copropriété. Le titulaire désigne un responsable unique du portefeuille, conseille l’EPORA et rend compte de la gestion de chaque bien.

Gestion juridique, administrative et technique

Le titulaire prépare et suit les baux et contrats d’occupation, les entrées et sorties, les états des lieux et la gestion des clés. Il analyse les contrats et les convocations de copropriété, prépare les recommandations de vote et intervient selon les instructions de l’EPORA. Il suit les sinistres et prend, en cas d’urgence ou de danger avéré, les mesures conservatoires nécessaires.

Il surveille les biens, équipements et abords, tient à jour une fiche technique et un carnet d’entretien par bien, identifie les besoins de maintenance ou de travaux et propose des entreprises et devis. Il coordonne et contrôle les interventions, vérifications périodiques et travaux, puis transmet les rapports d’intervention et procès-verbaux de réception. Il suit notamment la conformité des biens soumis aux règles ERP, ICPE et du code du travail, ainsi que les situations d’habitat dégradé.

• Les besoins, commandes et devis sont préparés au nom de l’EPORA ; le choix final, la signature des commandes et le paiement relèvent de l’EPORA. Le titulaire ne dispose pas d’un pouvoir général de représentation ni de décision pour l’établissement.
• Le titulaire prépare les appels de loyers, charges, taxes, dépôts de garantie et autres sommes prévues aux contrats ; les factures sont signées par l’EPORA avant leur envoi. Il suit les encaissements, prépare les redditions de charges et de taxes et fournit les éléments de répartition et justificatifs.
• Il conduit le recouvrement amiable : première relance simple 15 jours après l’exigibilité, puis relance recommandée en cas de non-paiement dans les 15 jours suivants ; les relances téléphoniques sont mensuelles si l’impayé persiste 8 jours après le recommandé. Le recouvrement forcé relève de l’EPORA.

Comptes, reporting et système d’information

Le titulaire tient un suivi comptable distinct par bien, rapproche mensuellement les facturations et encaissements et transmet les éléments mensuels de gestion au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant. Il produit les reportings prévus, notamment trimestriels pour les contrôles réglementaires et les impayés, et met à disposition un outil de gestion avec accès à distance actualisé quotidiennement, dossiers par bien et recherche par code opération ou nom du bien. Les dossiers et données sont remis à l’EPORA en fin de marché.