Marché de prestations événementielles pour l'inauguration des grues du port de Degrad-des-Cannes
Prestations techniques demandées
Prestation 1 – Logistique générale, matériel technique, scénographie et audiovisuel
Cette prestation couvre l’ensemble des prestations nécessaires à la mise en place matérielle et technique de l’événement sur site portuaire. Elle inclut :
- Fourniture et installation de structures (tentes, estrade, mobilier), équipements audiovisuels (son, lumière, projection) et éléments de décoration.
- Supervision de la régie générale, y compris la coordination technique des intervenants externes (traiteurs, spectacles).
- Exécution conforme aux contraintes du site, en lien avec le plan d’implantation fourni, et respect des règles de sécurité spécifiques au domaine portuaire.
Exigences spécifiques :
- Installer une structure couverte adaptée à 350 personnes.
- Mettre en place l’aménagement scénique complet (estrade, pupitre, moquette, lobby).
- Installer le mobilier (chaises, déco, plantes, etc.).
- Mettre en place un système de sonorisation adapté.
- Installer un éclairage scénique et ambiant conforme.
- Prévoir un dispositif de projection (images/vidéos/présentation).
- Fournir et assurer la régie générale de l’événement.
- Fournir tous les certificats de conformité du matériel.
- Tester tous les équipements en amont.
- Respecter les consignes de sécurité du site portuaire.
- Démonter et évacuer les installations dans les délais.
Prestation 2 – Gestion des invitations
Cette prestation couvre l’ensemble du processus d’invitation des participants à l’événement, depuis l’élaboration du fichier de diffusion jusqu’au suivi des inscriptions. Elle inclut :
- Suivi des invitations et gestion des listes d’inscription.
- Relances et reporting des réponses.
- Gestion des informations logistiques liées aux invités.
Exigences spécifiques :
- Gérer les relances et assurer le suivi des réponses.
- Créer une interface ou un outil de suivi des inscriptions partagée avec le GPMG.
- Assurer la gestion des modifications de dernière minute.
- Produire un état consolidé des inscriptions finalisées.
- Garantir la confidentialité des données collectées, en conformité avec le RGPD.
Prestation 3 – Accueil, transfert des invités et sécurité des flux
Cette prestation porte sur l’organisation complète de l’accueil des invités, depuis leur arrivée à l’entrée du site portuaire jusqu’à leur installation sur le lieu de l’événement. Elle inclut :
- Gestion des dispositifs humains (hôtesses, agents d’orientation, encadrants).
- Moyens logistiques (signalétique, dispositifs de guidage au sol).
- Coordination opérationnelle avec les services de sûreté et sécurité du port.
Exigences spécifiques :
- Organiser l’accueil des invités dès leur arrivée sur site.
- Mettre en œuvre un dispositif d’orientation et de guidage des flux.
- Prévoir un dispositif de contrôle des accès selon les catégories d’invités.
- Assurer la coordination avec les services de sûreté et sécurité du port.
- Encadrer les flux durant les phases sensibles (arrivées, déplacements).
- Anticiper les besoins spécifiques (PMR, VIP).
- Informer en amont les personnels d’accueil et de sécurité sur les procédures à suivre.
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Critères d'évaluation
| Pondération | Critère |
|---|---|
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