Établissement de la paie et déclarations sociales

Organisation générale

Externalisation semi-complète de la paie en mode de gestion partagé : reprise des données existantes, paramétrage, mise en production, exploitation mensuelle, maintenance réglementaire et réversibilité en fin d'exécution.

Phase 1 — mise en œuvre et transition

Analyse du périmètre et collecte/contrôle des éléments variables.
Reprise et sécurisation des données historiques ; option de redémarrage sur base saine si nécessaire.
Paramétrage de la solution paie (SILAE ou solution équivalente acceptée) avec tests de cohérence, rapports de tests et plan de bascule.
Formation des utilisateurs et fourniture de documentation des flux, interfaces et profils d'accès sécurisés.
Livrables : plan de bascule validé, rapport de tests, rapport de paramétrage, documentation des flux, compte rendu de formation.

Phase 2 — production de la paie et déclarations sociales

Production et contrôle des paies à partir des éléments validés par l'entité gestionnaire.
Émission des bulletins dématérialisés, DSN mensuelles et événementielles, et autres déclarations sociales obligatoires.
Intégration et échanges via API/connecteurs standards avec outils de gestion des temps/absences (ex. Lucca), GED, et ERP/comptabilité (ex. Sage 100).
Génération automatisée des écritures comptables (OD de paie) avec ventilation multi-axes et formats d'export (CSV/TXT/XML, format natif Sage 100, etc.).
Production et transmission des fichiers de virements SEPA (salaires nets, acomptes, IJSS, saisies) et historisation des flux.
Suivi des IJSS et des compensations, tableaux de suivi et coordination avec experts-comptables.
Veille juridique et conventionnelle, mise à jour des paramétrages légaux et conventionnels.
Livrables récurrents mensuels : bulletins, fichier de virement, DSN, bordereaux récapitulatifs, états et tableaux de bord, fichiers d’import/export.

Prestations ponctuelles et services à la demande

Rapports juridiques, audits paie, assistance et maintenance, extractions spécifiques, interventions ponctuelles facturées selon postes définis.

Phase 3 — réversibilité et clôture

Production d’un dossier de réversibilité : export des données historiques, formats exploitables, documentation technique et accompagnement pour reprise par un nouvel opérateur ou en interne.

Exigences opérationnelles et qualité

Délais d'admission des livrables : corrections pour livrables opérationnels en 3 jours ouvrés, 15 jours calendaires pour autres livrables ; admission conditionne la facturation.
Accès sécurisé aux environnements et traçabilité des opérations.
Indicateurs de qualité à suivre (délais, conformité DSN, qualité des bulletins, traçabilité, réactivité, disponibilité, reporting, veille, maintenance).

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