Distribution et dématérialisation des bulletins de paie

Fonctionnalités du coffre‑fort

• Un coffre‑fort numérique par agent/élu avec archivage à valeur probatoire.
• Durée de conservation conforme à la durée d'utilité administrative (50 ans ou jusqu'au 75e anniversaire de l'agent).
• Accès personnel, possibilité pour l'agent de déposer ses propres documents (limité à l'espace nécessaire).
• Création automatisée et groupée des coffres, gestion des entrants, envoi automatisé du code d'activation (dématérialisé ou papier).
• Contrôles anti‑doublon (ex. contrôle via identifiant national) et conservation d'accès en cas de départ.
• Service gratuit pour l'utilisateur (import, conservation, récupération sans coût ; aucune publicité imposée).

Distribution dématérialisée et papier

• Dépôt automatisé des bulletins dans les coffres‑forts avec fourniture d'une preuve de dépôt opposable.
• Impression en noir & blanc (niveau de gris) A4, mise sous pli et envoi postal au tarif écopli pour les personnes refusant la dématérialisation ou en cas de dysfonctionnement.
• Possibilité d'envoi groupé (un seul fichier) pour plusieurs entités afin d'éviter double saisie.

Sécurité, conformité et technique

• Serveurs situés en France ou au sein de l'Union européenne.
• Conformité aux normes AFNOR en vigueur, NF Z 42‑013 (sauvegarde/archivage sécurisé) et NF Z 42‑020 (intégrité dans le temps) ; respect du RGPD.
• Sauvegardes régulières, garanties d'intégrité, mécanismes de traçabilité.
• Compatibilité multi‑OS (Apple, Microsoft, Android) et acceptation des formats usuels (.pdf, .xml, .txt, etc.).

SLA, assistance et maintenance

• Assistance et support technique 24h/24 pour utilisateurs via téléphone non surtaxé et/ou interface web ; canal dédié pour gestion administrative avec plages 9h‑18h du lundi au vendredi.
• Délais de prise en charge et rétablissement différenciés selon criticité (anomalie bloquante vs non bloquante) avec exigences de traitement et pénalités associées.

Opérations, transfert et continuité

• Ouverture/fermeture de coffres à la demande, gestion des refus/adhésions, réouverture suite à abandon.
• Rapatriement/ transfert des documents vers un nouveau prestataire en fin de contrat (ligne forfaitaire prévue) ; information préalable en cas de cessation d'activité.

Traçabilité et reporting

• Suivi en ligne en temps réel des dépôts et distributions ; fourniture de justificatifs et preuves de dépôt pour consultation et contrôle.

Services annexes

• Possibilité de distribution d'autres documents dématérialisés (nominatifs et non‑nominatifs) avec tarification par page.
• Lignes tarifaires unitaires prévoir création/suppression de coffre, distribution en coffre, distribution papier par page, affranchissement, rapatriement, etc.