Fourniture et distribution de carburants

Gestion et paramétrage des cartes

• Fourniture et paramétrage de cartes individuelles nominatives avec inscription de : raison sociale, numéro de carte, immatriculation du véhicule, code produit, code client, code parc et litrage adapté.
• Cartes paramétrées pour n’autoriser que l’achat de carburant ; interdiction des autres dépenses.
• Attribution d’un code confidentiel (PIN) par carte/véhicule.
• Certaines cartes peuvent être « hors parc » (remplacement, véhicule de location, engins spécifiques).
• Délivrance conditionnée à la saisie préalable du kilométrage au moment du plein.

Gestion des incidents et maintenance

• Désactivation/réactivation des cartes sur demande écrite spécifique du gestionnaire habilité.
• Désactivation d’urgence en cas de perte/vol via signalement : désactivation sous 24 heures maximum ; remplacement ou renouvellement des cartes défectueuses/perdues sous 7 jours calendaires.
• Mise à disposition d’une hotline/assistance et désignation d’un interlocuteur dédié (gestionnaire informatique obligatoire).

Suivi, reporting et interfaces

• Relevé mensuel des consommations par carte précisant au minimum : numéro de carte, immatriculation, date, heure, lieu, volume mensuel, volume cumulé, type de carburant, coût mensuel, coût cumulé.
• Fourniture, à chaque facturation, d’un fichier d’interface contenant au minimum : numéro de carte, immatriculation, date et lieu de transaction, type de carburant, quantité distribuée, coût, consommation moyenne, kilométrage compteur.
• Obligation d’informer en cas de modification du système informatique avant mise en place.

Réseau et accessibilité

• Présentation de la liste des stations acceptant la carte, plan de localisation et conditions d’accès (horaires, acceptation, restrictions). Le réseau est évalué sur densité, homogénéité et capacité d’approvisionnement régulier.

Sécurité et conformité

• Carburants conformes aux spécifications techniques et normes applicables.
• Fonctions de contrôle : blocage, alertes consommations hors périmètre, sécurité perte/vol.

Contrôles et pénalités opérationnelles

• Relevés et fichiers d’interface utilisés pour vérification des prestations.
• Pénalité prévue : non‑fourniture des cartes dans le délai fixé par le bon de commande = 50,00 € par carte et par jour de retard.