Fourniture de denrées alimentaires et assistance technique

Le titulaire fournit et livre les denrées nécessaires à la confection des repas par le personnel de cuisine de l’établissement, ainsi que les ingrédients et produits destinés à certaines réceptions. Il assure les relations avec les fournisseurs et une assistance technique et diététique aux équipes de cuisine et de soins. Le matériel, les produits d’entretien et les fluides sont fournis par les établissements.

Denrées, menus et besoins alimentaires

L’approvisionnement couvre notamment pain, boissons, condiments, épices, aromates, huiles, vinaigres, sauces, beurre et sucre. Il intervient au moins une fois par semaine. Les menus sont élaborés par périodes de six semaines, conformément au plan alimentaire fourni, puis soumis à la commission de restauration de chaque site pour validation. Ils tiennent compte des saisons, des habitudes locales, des goûts et des besoins des personnes âgées. Les déclinaisons des régimes et textures modifiées sont incluses : diabétique, sans sel, mixé ou haché, entre autres. Des plats de substitution sont prévus sans surcoût en cas d’allergie ou d’aversion.

La journée comprend petit déjeuner, déjeuner, goûter et dîner, ainsi qu’une collation de nuit selon les besoins. Les repas de dimanche et jours fériés sont améliorés ; les réveillons et repas de Noël et du Nouvel An comportent des produits festifs inclus dans le prix de la journée alimentaire. Sont aussi prévues des denrées pour les gâteaux d’anniversaire mensuels et des animations et repas à thème sans surfacturation. Les horaires actuels des repas sont définis par chaque direction.

Livraisons et fonctionnement

Le planning est convenu avec chaque établissement dès la notification. Les livraisons sont groupées sur deux jours par semaine, avec les fréquences suivantes : pain tous les jours ; fruits et légumes deux fois par semaine ; surgelés deux fois par semaine ; BOF une à deux fois par semaine ; épicerie et boissons une fois par semaine ; viande fraîche et charcuterie une fois par semaine. Pour le CH Georges Decroze, la veloutine est fournie selon les besoins.

• Lot 1 : livraisons les jours ouvrés de 8 h à 11 h 45 et de 13 h 30 à 17 h ; pain de 7 h 15 à 7 h 30, sept jours sur sept. L’accès à la cuisine est sécurisé par un portail automatisé : le livreur doit vérifier qu’aucun résident n’est à proximité et attendre la fermeture du portail après son passage.
• Lot 2 : livraisons les jours ouvrés de 7 h à 12 h ; pain de 6 h 30 à 7 h 10, sept jours sur sept. Le quai de livraison est à l’entrée de l’établissement ; les livraisons ont lieu à partir des horaires indiqués.

Les livraisons sont faites selon les règles HACCP, en présence d’un agent de cuisine. Le transport doit être adapté, avec hayon et éventuellement diable. Les emballages doivent être propres, intacts, réglementaires et permettre une manipulation et un stockage aisés ; les palettes et emballages encombrants sont repris. Chaque livraison est accompagnée de deux exemplaires du bon de livraison, indiquant notamment date, référence de commande, titulaire, désignation et provenance des produits, lots, quantités et prix. Le titulaire prend en charge les retards, oublis, avaries et défauts de livraison et doit décrire sa procédure de préparation et de commande.

Un stock tampon d’au moins 72 heures est défini d’un commun accord pour permettre modifications de menus, repas supplémentaires et réponses à des situations épidémiologiques ou climatiques. Une procédure d’urgence est décrite par le fournisseur. Les risques de transport et la manutention jusqu’à réception lui incombent.

Qualité, traçabilité et contrôles

Les denrées doivent respecter les réglementations sanitaires et alimentaires en vigueur, la chaîne du froid et les exigences de traçabilité. Le titulaire fournit la liste de ses fournisseurs ; les établissements peuvent refuser certains fournisseurs selon la qualité des produits ou livraisons. Les fiches techniques et nutritionnelles précisent les nutriments demandés, additifs, conservateurs, allergènes et, pour les produits contenant de la gélatine, son origine. Les informations sur les OGM sont transmises ; le pouvoir adjudicateur est informé par écrit lorsqu’un ingrédient livré a le statut OGM. Les DLC/DLUO doivent être suffisantes et les numéros de lots figurer sur les bons de livraison. Le titulaire justifie les conditions de conservation des produits à DLC courte et veille à l’uniformité des DLC pour les colis d’un même produit.

Les produits sont vérifiés à la livraison ; le titulaire et ses fournisseurs participent au contrôle de la chaîne du froid et peuvent devoir présenter les enregistrements de température et preuves de contrôles bactériologiques. Il assure une veille sur les alertes alimentaires et prend l’initiative d’un plan de rappel lorsque les produits concernés ont transité par son entrepôt. Les produits rejetés ou ajournés sont remplacés à ses frais ; pour les produits frais rapidement altérables, la reprise demandée intervient sous 48 heures.

Assistance diététique et hygiène

Le titulaire transmet les menus six semaines à l’avance, au moins 15 jours avant leur validation en commission, et décrit la transmission des menus validés. Le diététicien participe aux commissions, adapte les régimes particuliers et intervient auprès des usagers. Pour le lot 1, sa présence sur site est à la demande ; pour le lot 2, elle est d’une journée par semaine, avec connaissance de l’outil DATAMEAL pour la saisie des menus.

Pour chaque lot, la prestation comprend des analyses bactériologiques mensuelles par un laboratoire agréé : trois prélèvements, avec prélèvement de surface une fois par trimestre ; les comptes rendus sont remis à la cuisine et à la direction, et une aide technique est apportée en cas de résultat non conforme. Le titulaire élabore le plan de nettoyage de la cuisine et de ses annexes selon les produits utilisés, réalise un audit hygiène semestriel et assure une formation annuelle sur site, notamment aux règles d’hygiène en restauration collective. Il accompagne également les cuisiniers sur les recettes et les techniques de préparation, notamment les textures modifiées.