Coordination documentaire et suivi des livrables de travaux

Le titulaire met à disposition, paramètre, administre, exploite et maintient une plateforme de pilotage collaboratif servant d’environnement numérique de référence pour les opérations de travaux de la DiRIF. Elle organise les échanges, les validations, les décisions, les livrables et la continuité de l’information depuis la préparation des opérations jusqu’à la réception, la garantie de parfait achèvement et l’exploitation des ouvrages.

Les prestations sont commandées selon les besoins, avec un niveau d’opération 1, 2 ou 3 déterminé dans chaque bon de commande selon la complexité, le volume documentaire, le nombre d’utilisateurs et d’intervenants, les marchés ou lots concernés et les circuits de validation attendus.

Initialisation et organisation de l’information

• Analyse du besoin, recensement des opérations, marchés, lots et intervenants
• Création et paramétrage des espaces collaboratifs, arborescences, fascicules, classements, référentiels, métadonnées, règles de nommage et codification
• Création des profils, groupes et habilitations, avec restrictions par opération, marché, lot, fascicule ou type d’information
• Paramétrage des circuits de diffusion, visa, approbation, information, observations, décisions, délais, notifications, relances et tableaux de bord
• Essais fonctionnels, mise en service, guides spécifiques, réunions de lancement et accompagnement jusqu’à stabilisation selon le niveau commandé

Gestion des documents et suivi des livrables

Le titulaire assure le dépôt, la qualification, le classement, la recherche multicritère, la consultation, la diffusion, l’export et la traçabilité des documents. Il gère les versions, indices, historiques, statuts, métadonnées, documents applicables et cycles de vie.

Il suit notamment :

• la complétude, la codification, le classement et la qualification des livrables ;
• les dépôts, versions, indices, diffusions, validations, observations et documents en attente ;
• les questions techniques, correspondances, comptes rendus, décisions, actions, notifications et ordres de service ;
• les modifications, sous-traitants, constats, réserves, non-conformités, opérations préalables à la réception et dossiers des ouvrages exécutés ;
• les échéances, retards, points bloquants, risques, engagements et plans d’actions.

Le titulaire alerte sans délai le Maître d’Ouvrage de toute anomalie pouvant affecter la qualité, la continuité ou la traçabilité des processus et des livrables.

Administration, assistance et accompagnement

L’administration fonctionnelle comprend l’évolution des espaces, arborescences, référentiels, métadonnées, typologies, modèles, profils, habilitations, circuits, statuts, délais, notifications, tableaux de bord et modules activés. Toute évolution majeure de l’organisation documentaire est soumise à validation préalable du Maître d’Ouvrage.

L’assistance fonctionnelle courante couvre les demandes, incidents, accès et prise en main de la plateforme. Lorsque commandées séparément, les prestations complémentaires comprennent :

• des sessions de formation d’une durée maximale de 2 heures, avec remise ou mise à jour du support ;
• la reprise, l’import ou la migration des documents, arborescences et métadonnées, avec préparation, normalisation, contrôles, identification des anomalies et compte rendu ; chaque forfait correspond à une intervention d’une durée maximale de 8 heures ;
• l’appui opérationnel, avec aide au dépôt, classement, qualification, métadonnées, codification, circuits de validation, traitement des observations, accueil des nouveaux intervenants, ateliers ou permanences ; chaque forfait correspond à une intervention d’une durée maximale de 8 heures ;
• l’expertise documentaire et l’enrichissement de la médiathèque : audit, évolution du plan de classement, typologies, métadonnées, règles de codification, collections thématiques, nomenclatures, guides, matrices et référentiels ; chaque forfait correspond à une intervention d’une durée maximale de 8 heures ;
• l’assistance exceptionnelle, incluant notamment audit, expertise ponctuelle, paramétrage particulier, intervention urgente, rapport spécifique ou export supplémentaire, dans la limite de 4 heures par forfait.

L’appui ne se substitue pas aux parties prenantes pour la production, la validation ou la décision. Les décisions de validation, diffusion, conservation ou suppression des contenus restent de la responsabilité du Maître d’Ouvrage ou des utilisateurs habilités.

Hébergement, sécurité et continuité

Le service comprend l’hébergement sécurisé, le stockage, la supervision, les sauvegardes automatiques ou régulières, la restauration en cas d’incident, la conservation des données, la continuité de service et les mesures de cybersécurité. La capacité commandée est mise à disposition par tranches de 100 Go pendant un mois, chaque tranche supplémentaire de 100 Go commandée pour le même mois donnant lieu à une prestation distincte.

Le titulaire doit préciser et appliquer les niveaux de disponibilité, les modalités de mesure et de supervision, la fréquence et la durée de conservation des sauvegardes, les procédures de restauration, les contrôles d’intégrité, les dispositifs de redondance, le PRA ou PCA le cas échéant, ainsi que les objectifs RTO et RPO annoncés. Il informe immédiatement le Maître d’Ouvrage de toute interruption affectant le fonctionnement normal, la disponibilité, l’intégrité, la confidentialité ou l’accessibilité du service ou des données.

Les accès sont protégés par des mécanismes d’authentification, une gestion contrôlée des profils et habilitations, des revues périodiques, la désactivation rapide des droits devenus injustifiés et le cloisonnement entre opérations, intervenants et catégories de documents. Les connexions, consultations, téléchargements, modifications, suppressions et actions d’administration sont journalisés et traçables.

Réversibilité, livrables et contrôles

À l’issue d’une opération ou à la demande du Maître d’Ouvrage, le titulaire prépare la clôture, contrôle la cohérence et la complétude, identifie les anomalies, réalise un export de contrôle puis un export final, restitue les documents et pièces jointes, l’arborescence, les fascicules, référentiels, métadonnées, typologies, règles de codification, modèles, versions, indices, statuts, diffusions, observations, décisions, historiques, actions, questions, correspondances et journaux utiles. Il remet un inventaire détaillé, un contrôle d’intégrité, un compte rendu et clôt l’espace après validation.

Les restitutions sont réalisées dans des formats ouverts, courants et directement exploitables, sans logiciel propriétaire spécifique. Les livrables numériques peuvent comprendre les espaces paramétrés, guides d’utilisation, tableaux de bord, rapports de suivi, inventaires, exports, fichiers de réversibilité et comptes rendus de formation, d’appui, de reprise ou d’expertise.

Les prestations font l’objet de vérifications portant sur la conformité, les fonctionnalités, les délais, les niveaux de service, la qualité des livrables, l’exploitabilité des exports et la complétude des données, historiques et référentiels. Le Maître d’Ouvrage peut prononcer l’admission, l’admission avec réfaction, l’ajournement ou le rejet ; les corrections nécessaires sont alors réalisées aux frais du titulaire.

Les réunions de suivi peuvent se tenir en présentiel ou en visioconférence. La participation aux réunions nécessaires et les comptes rendus demandés sont compris dans les prix. Le titulaire est soumis à une obligation permanente d’information, de conseil, de vigilance, de coopération et d’amélioration continue.