Contrôle d'exploitation des installations collectives de chauffage et ECS

Phase I — Accompagnement à la mise en place d'un exploitant

• Organisation et appui technique lors du changement d'exploitant.
• Réalisation d'un état des lieux technique contradictoire des installations en présence des parties concernées.
• Vérification et transmission des données techniques, historiques, contrats et documents réglementaires.

Phase II — Suivi et validation de la facturation

• Contrôle formel et fonctionnel des documents et factures (P1, P2, P3) fournis par l'exploitant.
• Vérification de la cohérence site/document et du calcul des mécanismes d'intéressement via la plateforme dédiée (plateforme indiquée pour le calcul et le suivi).
• Suivi des pièces contractuelles associées et reprise rétroactive des éléments contractuels transmis.

Phase III — Suivi et analyse des consommations d'énergie

• Suivi mensuel des consommations de chauffage et d'ECS par installation.
• Détection et signalement des dérapages significatifs de consommation.
• Production de fiches site, tableau synthétique et rapports avec préconisations techniques et énergétiques.

Phase IV — Budget prévisionnel et suivi des charges locatives

• Élaboration du budget annuel de fonctionnement détaillant consommations estimées, impacts tarifaires et variations liées à travaux.
• Centralisation mensuelle des données de charges, analyse des écarts et propositions de recalcul des appels de charges.
• Organisation et animation de réunions de suivi pluriannuelles pour validation des éléments comptables et budgétaires.

Phase V — Assistance technique continue

• Support technique et administratif permanent (téléphone, courrier) pour répondre aux aléas d'exploitation : sécurité, détection et traitement de dysfonctionnements, appréciation de devis, suivi réglementaire.
• Mise à disposition de personnel qualifié et interlocuteur technique désigné.

Phase VI — Visites annuelles

• Visite et contrôle détaillé annuel de chaque chaufferie : recherche de fuites, vérification pompes, vannes, régulation, isolation, appareils de mesure, état des réseaux.
• Mise à jour d'un inventaire détaillé et production d'une fiche par chaufferie et d'un rapport de visite.

Phase VII — Réunions de suivi d'exploitation

• Organisation et animation de quatre réunions annuelles avec exploitants et interlocuteurs techniques.
• Rédaction et diffusion de comptes rendus après chaque réunion.

Phase VIII — Rapport annuel d'exploitation

• Rédaction d'un rapport annuel consolidé incluant bilan énergétique par site, bilan financier (coûts énergétiques et du service), bilans techniques et administratifs, et annexes exploitables.
• Remise des livrables sous format exploitable et réutilisable.

Contraintes d'exécution

• Personnel qualifié et suffisant, responsabilité de l'organisation, planification et qualité des interventions.
• Interdiction de sous-traitance totale ou partielle sans accord écrit; exigences d'agréments et d'assurances pour les sous-traitants.
• Prestations facturées à prix forfaitaire avec modalités de facturation semestrielle et révision annuelle prévue selon indice contractuel.