Conservation externalisée d'archives physiques

Prise en charge initiale et transferts

• Organisation de la reprise initiale des fonds existants : enlèvement sur sites ou chez ancien prestataire, inventaire contradictoire, rétroplanning conjoint, prise à quai sur palettes si applicable.
• Enlèvement planifié avec inventaire, plan de stockage et intégration dans le système d'information du titulaire.

Réception, conditionnement et stockage

• Vérification de conformité des dépôts, étiquetage/codification, intégration informatique, élaboration d'un plan de stockage et d'un inventaire transmis dans les délais contractuels.
• Facturation basée sur métrage réel ; optimisation du rangement après chaque entrée/sortie.

Communication et consultations

• Traitement des demandes de communication/dématérialisation et consultation sur place via salle de travail équipée.
• Préparation, bordereau de remise et traçabilité à chaque sortie ou communication ; correction d'erreurs de communication sans frais si imputable au fournisseur.

Sorties, destructions et mouvements définitifs

• Traitement des sorties pour destruction ou transfert définitif selon procédures : extraction, manutention, mise à quai, destruction/prise en charge finale.
• Bordereau de remise exhaustif en cas de sortie du titulaire.

Tri et opérations spécifiques

• Tri simple (repérage, élimination de doublons, séparation par type) et tri spécifique (actions techniques permettant orientation réglementaire). Mise à disposition d'une salle de travail et des contenants nécessaires si tri réalisé sur site.

Moyens humains et matériels, pilotage

• Désignation d'un Chef de Projet Archives (interlocuteur unique) et transmission nominative des personnels habilités avec justificatifs.
• Fourniture d'outils et matériels : boîte/conteneurs normalisés, matériel de manutention, véhicules fermés sécurisés, matériel informatique et licences, dispositifs de communication.
• Pilotage sous contrôle d'un responsable désigné par l'acheteur : modes opératoires conjointement validés avant chaque opération, réunions de préparation et rapports d'avancement.

Traçabilité et reporting

• Bordereaux de prise en charge à chaque collecte, états détaillés accessibles sur demande, plan de stockage et inventaires mis à disposition.

Contraintes logistiques générales

• Planification des transports (véhicules sécurisés), conditions de manutention adaptées aux contraintes d'accès des sites, obligation d'accès pour contrôle selon délais contractuels.

Remarques tarifaires et facturation

• Prestations facturées suivant bordereau de prix unitaires : paliers métrage linéaire pour prise en charge initiale, conservation mensuelle, communications, sorties, tri, conteneurs, etc.