Collecte et envoi de courriers avec solution de dématérialisation sur instao.fr

Envois postaux physiques

Réception du courrier collecté et envoi dans la demi-journée suivant la collecte.
Offres attendues pour envois simples (lettres standard, prioritaire/écopli) et envois sécurisés (recommandés avec/sans AR).
Reprise de contrats « lettre T » existants (volume estimé 5 000/an) avec possibilité d'affranchissement en Ecopli ou prioritaire.
Volume indicatif d'envois classiques : 2 000 plis/mois.

Option de dématérialisation (à chiffrer obligatoirement)

Plateforme d'upload/échange de fichiers, impression, mise sous pli, affranchissement et remise au réseau postal dans la demi-journée suivant réception.
Suivi en temps réel, preuve électronique de dépôt, traçabilité et gestion des NPAI.
Archivage électronique avec modalités de consultation et preuve de dépôt.
Gestion des avis de réception et des signatures électroniques.
Personnalisation des courriers (papier en-tête, logo) et impression couleur/N&B selon typologie.
Identifiants par service (non liés à une personne) et compatibilité avec serveur TSE ; installation de drivers / imprimantes virtuelles sur postes via TSE.
Prise en charge des formats Microsoft Office et PDF, et gestion du publipostage/fusion depuis bases de données.
Plan de continuité et assistance pour la disponibilité de la plateforme.
Volume indicatif pour la dématérialisation : 24 000 courriers/an.

Prestations additionnelles attendues

Solution d'archivage électronique pour bulletins de salaire (durée d'archivage exigée : 50 ans minimum) avec tarification unitaire et modalités d'accès.
Lignes tarifaires détaillées attendues : abonnement, coûts unitaires d'impression/mise sous pli (couleur/N&B), insertion d'annexes, personnalisation, affranchissement, traitement NPAI, distribution des avis de réception, coût d'archivage.

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Cahier des charges, budget, contacts...

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