Collecte, affranchissement et dématérialisation du courrier sur instao.fr

Collecte et affranchissement (Lot 1)

Collecte quotidienne du courrier et des colis sur les sites concernés (fenêtres horaires définies par site).
Tri, pesée et préparation des plis selon catégories tarifaires applicables.
Affranchissement des envois selon les tarifs postaux en vigueur.
Remise des envois au centre de tri postal avec obligation de respecter les délais d’acheminement contractuels.
Traçabilité et sécurité des flux (scellés, procédures de chaîne de garde, consignation des bordereaux de dépôt).

Externalisation et dématérialisation (Lot 2)

Fourniture, déploiement et maintenance d’une plateforme logicielle pour préparation, envoi et suivi des courriers (incl. recommandés / LRAR).
Interface utilisateur simple à installer sur postes de travail (environ 15 postes) : sélection de catégories d’affranchissement, formats d’enveloppe, prévisualisation et impression.
Traitement 100% « logiciel → production » : génération des fichiers d’acheminement, mise à disposition des preuves de dépôt et conservation des AR/preuves pendant 3 ans.
Portail d’administration : gestion des comptes, habilitations, rapports et exports CSV, tableaux de suivi et historiques.

Exigences opérationnelles communes

Respect des plages de collecte et des procédures de continuité de service (plan de secours, remplacements, gestion des absences).
Suivi et contrôle des envois : reporting d’activité, KPI de délai et volumes, gestion des réclamations avec interlocuteur dédié.
Sécurité et protection des données lors des échanges et des archivages numériques (contrôles d’accès et traçabilité des opérations).

Modalités de facturation et exécution

Facturation mensuelle fondée sur bons de commande et volumes effectivement traités.
Mécanismes de gestion des variations de volumétrie et procédures d’assistance (astreintes, plages d’assistance technique/administrative).

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Collecte, affranchissement et dématérialisation du courrier