Collecte, affranchissement et acheminement du courrier et colis

Collecte

• Collectes quotidiennes du lundi au vendredi ; horaire de prise en charge à préciser par l'offre (créneau attendu : milieu/fin d'après‑midi).
• Chaque enlèvement doit être accompagné d'un bordereau de traçabilité laissé sur site (date/heure, nombre d'éléments, nom et signature du réceptionnaire).
• Fourniture gratuite par le titulaire du matériel de conditionnement et d'arrimage (caisses sécurisées, étiquettes, colliers de serrage, etc.).

Tri, préparation et affranchissement

• Réalisation par le titulaire du tri général (par format, poids, mécanisabilité) et de la préparation, y compris production des bordereaux de dépôt et descriptifs pour recommandés.
• Affranchissement réalisé par le titulaire et remise au centre de distribution le jour J.
• Protection des envois sous la responsabilité et aux frais du titulaire pendant la phase antérieure à la remise au centre de distribution.

Suivi, traçabilité et reporting

• Traçabilité quotidienne via bordereau d'enlèvement et fourniture des preuves de dépôt (notamment pour recommandés).
• Reporting quotidien des traitements et traçabilité sous forme de fichiers (tableur Excel ou équivalent) et remise trimestrielle de données informatiques et d'un état récapitulatif mensuel pour facturation (par sous‑compte, par jour, par type, par poids).
• Possibilité de mise à disposition d'une plateforme d'accès si proposée.

Missions de conseil et optimisation

• Analyse tarifaire et propositions d'optimisation des affranchissements et des envois tout au long de l'exécution.
• Description de la méthodologie de conseil et, en cas de distribution partielle/totale par l'opérateur postal, fourniture de la liste des contrats signés avec l'opérateur.

Gestion des envois exceptionnels et instances

• Traitement d'envois volumineux périodiques (dossiers volumineux) sans surcoût si déposés avant la collecte ; gestion de pics et propositions d'options (seconde tournée, coursier) à détailler en offre.

Obligations opérationnelles et de sécurité

• Mise en place d'un plan de sécurisation et de continuité, dispositif de confidentialité et de traçabilité, information immédiate en cas de dysfonctionnement.
• Désignation d'un référent unique joignable et engageant une réponse sous 48 heures.

Contraintes et prestations incluses

• Capacité à prendre en charge tous formats et poids et toutes destinations (nationales et internationales).
• Gestion des courriers retournés (NPAI/PND) : réexpédition sous 5 jours ouvrés sans coût supplémentaire.
• Accusés de réception (AR) transmis sous 1 jour ouvré après réception, sauf si précisé que l'opérateur postal effectue ce retour directement.

Documents et preuves à fournir dans l'offre

• Méthodologie détaillée collecte/tri/affranchissement, moyens humains et matériels, exemple de bordereau, démonstration d'outil/interface de suivi, références récentes, dispositions environnementales et attestations sociales requises.