Certification des déclaratifs de coûts de projets de recherche

Le titulaire réalise des audits financiers permettant l’établissement de certificats opposables aux tiers pour les projets de recherche financés par des organismes nationaux et européens. Les contrôles portent sur les dépenses et recettes déclarées, leur éligibilité au regard des règlements des financeurs, des procédures internes du CEA et des exigences propres à chaque dispositif.

Les prestations comprennent notamment :

• Audit financier des projets, y compris les dépenses et, lorsque le dispositif le prévoit, les recettes ;
• Audit annuel des coûts d’unité d’œuvre des plateformes ou installations ;
• Revue annuelle des taux de main-d’œuvre et de charges indirectes : taux T1 N10 pour les salariés en CDI, taux T1 dit « K » pour les salariés en CDD, taux T1 des stagiaires, post-doctorants et doctorants, ainsi que taux T3 par direction ;
• Vérification des coûts de main-d’œuvre, des coûts de plateformes ou installations, des autres coûts directs et des coûts indirects du CEA.

Contrôles comptables et méthodologiques

L’analyse doit vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des données comptables, la pertinence des méthodes de valorisation des coûts — taux moyens de personnel, unités d’œuvre et coûts indirects — ainsi que la conformité des dépenses et recettes aux réglementations applicables. Les anomalies ou écarts significatifs sont identifiés et accompagnés, le cas échéant, de recommandations correctives.

Le titulaire évalue également la méthodologie de gestion et de suivi des projets, la confronte aux bonnes pratiques du secteur et formule des propositions d’amélioration en matière d’efficacité, de transparence et de conformité. Les données à exploiter peuvent provenir des requêtes comptables du CEA, de SAP jusqu’à l’exercice 2026, puis de S4HANA et d’autres outils à compter de 2027.

Déroulement type et réactivité

Pour un audit de projet, la séquence prévoit la transmission des lignes comptables par le CEA à J0, la sélection des éléments à justifier et les questions méthodologiques à J+3, la réception des justificatifs et réponses du CEA à J+10, une phase d’échanges et d’ajustements entre J+11 et J+15, puis la remise du certificat financier signé à J+20. Pour un audit de plateforme, la transmission initiale porte sur la méthodologie et le fichier de calcul ; les questions sont soumises à J+5, avec une remise cible du certificat à J+20.

Pour l’ensemble des audits, le certificat signé doit être transmis sous 10 jours à compter de la réception de l’ensemble des justificatifs fournis par le CEA. En cas de pic d’activité ou de demande urgente, les priorités sont hiérarchisées par le CEA.

Volumes et facturation

Les volumes historiques indiqués sont de 190 certificats en 2023, 202 en 2024 et 247 en 2025. Les revues de taux de plateformes ont représenté 17 opérations en 2024 et 18 en 2025, pour une moyenne d’environ 18 revues par an. Le CEA anticipe une évolution annuelle des besoins de l’ordre de 20 % pendant les quatre années à venir, sans engagement contractuel de volume.

Le chiffrage est structuré autour de prix unitaires forfaitaires pour chaque certificat financier de projet, chaque certificat associé à un compte d’exploitation et chaque revue annuelle des taux de main-d’œuvre et de charges indirectes. Les prestations exceptionnelles font l’objet d’un devis établi selon les taux journaliers de l’offre et soumis à l’accord préalable de la DFP.

Profils mobilisables

L’équipe peut comprendre un assistant administratif, un auditeur junior, un auditeur senior ou confirmé, un manager et un associé. Les niveaux d’expérience attendus sont respectivement de 1 à 2 ans, 2 à 4 ans, 5 à 9 ans, puis 10 ans et plus pour le manager et l’associé. Le choix des profils doit tenir compte de la complexité technique, de l’urgence, de la charge de travail, des tâches administratives et du besoin d’encadrement ; le manager approuve les documents livrés et l’associé encadre la prestation.

Livrables et outils d’exécution

Chaque commande donne lieu à la remise d’un certificat financier et d’un rapport d’audit présentant les travaux réalisés, la méthodologie appliquée, les constats et, si nécessaire, les recommandations d’amélioration. Un bilan synthétique semestriel par direction opérationnelle recense les dossiers traités, en cours ou en attente, l’avancement, les anomalies, les échanges significatifs, les difficultés, les mesures correctives, les objectifs suivants et le plan de charge à venir.

Le titulaire met obligatoirement à disposition une plateforme sécurisée d’échange de fichiers permettant de suivre l’audit de la demande à la remise du certificat et, idéalement, d’historiser les échanges. Il met également en place un catalogue électronique personnalisé dans l’outil PACHA, avec des prix conformes au BPU, dans les deux semaines suivant l’entrée en vigueur de l’accord-cadre.

La solution et son organisation doivent protéger les informations sensibles du CEA et les données personnelles, conformément au RGPD, aux principes de proportionnalité, de minimisation et de limitation des données, ainsi qu’aux mesures techniques et organisationnelles contre la destruction, la perte, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisé.