Fourniture de carburant par cartes accréditives sur instao.fr

Types de carburants fournis

Cartes accréditives — caractéristiques et gestion

Contenu minimum des cartes : raison sociale, numéro de compte, numéro de carte, immatriculation du véhicule, date de validité, code produit; accès sécurisé par code client et code parc; saisie obligatoire du kilométrage lors de la transaction.
Liens carte/véhicule : chaque carte peut être associée à un ou plusieurs véhicules et à des autorisations par type de carburant.
Sécurité et contrôle : protection par code confidentiel, possibilités de verrouillage, suspension et réactivation sur demande écrite, paramètres limitant l’usage aux carburants et usages autorisés.
Remplacement et coûts : remplacement des cartes en cas de défaillance sans frais supplémentaires; coût de gestion d’une carte à indiquer dans le bordereau de prix unitaires.

Pilotage, fichiers et suivi informatique

Fourniture d’un fichier d’interface exploitable (format tableur type Excel) contenant au minimum : numéro de carte, immatriculation, date et lieu de transaction, type de carburant, quantité distribuée, coût unitaire et total, kilométrage, consommation moyenne, service utilisateur.
Transferts et sécurité des données : modalités sécurisées de transmission des fichiers et interlocuteur informatique dédié pour la mise en place des échanges.
Détection et gestion des anomalies : contrôles automatiques des consommations et production d’états/rappels en cas d’anomalie.

Reporting et exploitation des consommations

Accès à un outil ou application web permettant le suivi mensuel des dépenses et consommations par véhicule et par service.
Production de rapports périodiques et graphiques (par service, véhicule, produit) et états annuels synthétiques indiquant volumes consommés et coûts.

Points de distribution et couverture réseau

Proposition d’un réseau de stations/points de distribution couvrant le territoire d’intervention et fourniture d’une cartographie des points d’approvisionnement.
Capacité logistique permettant un approvisionnement pratique des véhicules et matériels munis de cartes.

Restrictions commerciales et prestations exclues

Les cartes et le système fournis doivent être paramétrés pour n’autoriser que l’achat de carburant, les services additionnels en station (lavage, accessoires, boissons, etc.) ne doivent pas être proposés sauf dérogation explicite.

Obligations opérationnelles et garanties

Obligation de moyens pour la fourniture, la gestion des cartes et la continuité du service ; dispositions opérationnelles prévues pour gestion d’incidents (par ex. grève).
Conformité et qualité : conformité des carburants aux normes techniques en vigueur et respect des obligations de sécurité et de protection des données lors du traitement des informations liées aux consommations.

Modalités d’entrée en fonctionnement et suivi

Mise à disposition des cartes et des supports de pilotage avant démarrage opérationnel; programmation des paramètres initiaux et mise en place des procédures de gestion après notification.
Prévision d’une réunion de travail technique pour définir les modalités pratiques d’exécution et d’échange des données.

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Cahier des charges, budget, contacts...

Fourniture de carburant par cartes accréditives

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