Auto-partage pour déplacements d'élus et agents

Fonctionnalités de réservation et d'utilisation

• Plateforme de réservation en ligne accessible aux utilisateurs désignés, avec possibilité de réservation par téléphone ou autre moyen.
• Confirmation et traçabilité des réservations ; envoi d’un bordereau de réservation au référent du service.
• Réservation possible jusqu’à 5 minutes avant le départ.
• Estimation du coût total au moment de la réservation.
• Modification/annulation sans frais jusqu’à 15 minutes avant le départ ; pénalités définies en cas d’annulation/modification dans les 15 dernières minutes (ex. 5% du montant initial) ; règles de pénalités pour no‑show et retards.

Conditions d’accès et d’utilisation des véhicules

• Durée minimale d’utilisation : 30 minutes par trajet.
• Accès direct aux véhicules garés en emplacement fixe accessible en voie publique via badge, carte, application ou équivalent.
• Véhicules identifiables et stationnés sur emplacements dédiés.
• Flotte disponible en quantité suffisante, entretenue, propre et opérationnelle.
• Niveau de carburant minimum requis à la restitution (au moins 1/4) ou procédure de recharge pour véhicules électriques ; dispositif simple pour réapprovisionnement carburant/recharge.
• Gestion des indisponibilités : pénalités possibles pour l’opérateur, prise en charge d’un véhicule de remplacement si nécessaire et déduction du temps perdu sur la facturation.

Données, reporting et hébergement

• Transmission mensuelle d’un rapport exploitable (format tableur) comprenant au minimum : nombre de trajets par utilisateur, nombre total de réservations, kilométrage total, durée moyenne par type de véhicule.
• Capacité d’extraire, à partir du 2e trimestre 2026, des données par utilisateur avec rattachement clair du service à l’utilisateur (identification du service lors de la réservation).
• Solution hébergée par le prestataire ; description du fonctionnement et fourniture d’un Plan d’Assurance Sécurité (PAS) et des mesures de sécurité associées.

Facturation et tarification

• Facturation fondée sur durée et kilométrage ; tarif global incluant assurance tous risques, stationnement, entretien et carburant.
• Règle d’arrondi : tout quart d’heure entamé est facturé.
• Structure tarifaire comprenant abonnements, frais d’accès, coût de mise à disposition par catégorie de véhicule, frais de réservation et frais de service (montants unitaires fournis dans la grille tarifaire contractuelle).

Assurance, assistance et gestion des incidents

• Véhicules assurés tous risques par l’opérateur ; franchise et modalités d’indemnisation conformes aux clauses contractuelles.
• Assistance 24h/24 et 7j/7 ; prise en charge et mise à disposition d’un véhicule de remplacement si nécessaire ; déduction du temps perdu et absence de facturation additionnelle en cas de responsabilité de l’opérateur.
• Gestion des contraventions : communication des coordonnées du conducteur aux autorités compétentes pour traitement des infractions.

Interface de gestion et déploiement

• Mise à disposition d’un interlocuteur privilégié pour les aspects administratifs et techniques.
• Présentation des plans de déploiement, mesures de sécurité et conformité fonctionnelle de la solution hébergée.