Assistance à l'organisation des élections des représentants des locataires

Planification et pilotage

• Élaboration et respect d'un calendrier détaillé des opérations (envoi de la lettre circulaire et appel à candidatures, confection et envoi du matériel de vote, opérations de vote, dépouillement et publication des résultats).
• Coordination avec les instances de contrôle électoral et les associations de locataires.

Conception, production et acheminement du matériel de vote

• Conception, édition et mise sous pli des lettres circulaires, appels à candidatures, déclarations de candidature et notices explicatives.
• Production imprimée et numérique des bulletins de vote, planches de bulletins, professions de foi, enveloppes et enveloppes T, avec intégration d'identifiants (codes-barres/QR) pour traçabilité et identification des listes.
• Gestion logistique de l'acheminement des supports imprimés vers les destinataires selon le calendrier.

Solution de vote électronique et vote par correspondance

• Déploiement d'une plateforme de vote électronique accessible depuis PC, smartphone et tablette, incluant mécanismes d'authentification et traçabilité (QR/codes-barres) et dispositif de dépouillement électronique.
• Mise en œuvre des procédures de vote par correspondance et mécanismes d'identification associés.
• Assistance technique (hotline/support) pendant la période de vote, gestion des incidents et procédures de secours.

Vote à l'urne et dépouillement

• Organisation matérielle et logistique des opérations de vote physique (installation du matériel, procédures de confidentialité, prévention des suffrages multiples).
• Exécution des opérations de dépouillement pour chaque modalité de vote (électronique, correspondance, urne) et production des procès-verbaux ainsi que des états de résultats détaillés (par entité pertinente : société/territoire/commune).

Prestations optionnelles et modalités complémentaires

• Réédition et réexpédition rapides du matériel de vote (par tranches définies) en cas de retard ou d’erreur, rappels et envois d'informations par SMS, et possibilité de fourniture de rapports détaillés supplémentaires (par agence, département, EPCI) selon conditions contractuelles.

Sécurité, conformité et sous-traitance

• Respect des obligations de confidentialité et de sécurité des données (conformité RGPD et protocoles applicables au vote électronique), gestion des preuves et traçabilité des opérations.
• Sous-traitance encadrée : limitation de recours à des sous-traitants pour les étapes critiques (notamment dépouillement) et formalisation des délégations par actes spécifiques.