Assistance à maîtrise d'ouvrage pour mise en concurrence des contrats d'assurance flotte automobile

Phase 1 — Analyse des besoins, audit et diagnostic

• Réalisation d'un état des lieux complet et d'un diagnostic des contrats existants : examen des garanties, exclusions, franchises, risques non couverts, forces et faiblesses.
• Identification des risques à couvrir et proposition de scénarios de couverture.
• Estimation de la valeur du futur marché et proposition de caractéristiques et durées possibles des contrats ainsi que du choix de la procédure.
• Élaboration d'un planning détaillé incluant les temps de concertation.
• Livrables : rapport d'études des besoins, note d'estimation de valeur et caractéristiques, planning détaillé.

Phase 2 — Rédaction du dossier de consultation et assistance à la procédure

• Rédaction des documents contractuels et techniques nécessaires à la consultation (acte d'engagement, CCTP, CCAP, RC, annexes techniques et financières, etc.).
• Assistance à la conduite de la procédure : publication/communication administrative, examen des candidatures, analyse des offres initiales et finales, préparation des questions aux candidats et conduite des phases de négociation si nécessaire.
• Fourniture de rapports d'analyse des offres (initiales et finales) et de modèles types de livrables (ex. fiche synthétique « mémento assurance flotte »).
• Exigences de l'offre : mémoire technique détaillé (méthodologie, planning, ressources humaines et matérielles, CV, qualifications, 5 références comparables), DPGF intégralement complétée, modèles de livrables.

Phase 3 — Mise en œuvre des contrats

• Vérification des contrats définitifs établis par les(les) titulaire(s) retenu(s) et conformité des garanties aux prescriptions du dossier de consultation.
• Participation à la réunion de lancement des contrats et production d'un compte-rendu.
• Livrables : rapport de vérification des contrats définitifs, compte-rendu de réunion de lancement.

Modalités d'exécution et gestion des prestations complémentaires

• Toute prestation supplémentaire ou modificative fait l'objet d'un bon de commande spécifique ou d'un devis accepté sur la base des prix unitaires renseignés en DPGF.
• Les déplacements, hébergement et temps de réunion éventuellement non couverts par le forfait peuvent être traités par bons de commande complémentaires si prévu.

Contraintes contractuelles et obligations

• Confidentialité et secret professionnel sur les informations et documents traités.
• Production d'attestations d'assurance couvrant la responsabilité professionnelle dans les délais contractuels prévus.
• Respect des règles et normes applicables et fourniture des attestations administratives et sociales exigées au stade d'attribution et périodiquement pendant l'exécution.