Assistance à maîtrise d'ouvrage pour constitution d'un groupement de commande de denrées alimentaires

Phases et contenus

• Phase 1 — Clarification des objectifs

  • Analyse du fonctionnement actuel et identification des forces et faiblesses.
  • Définition des finalités et des périmètres d'étude pour le sourcing.
  • Rédaction d'une note d'orientation présentant des scénarios et des orientations stratégiques d'achat.

• Phase 2 — Sourcing

  • Recensement des offres locales/régionales et identification des fournisseurs potentiels.
  • Collecte et synthèse des retours d'acteurs (questionnaires, entretiens, comptes rendus).
  • Production d'un état des lieux de l'offre présenté sous forme de tableaux et graphiques, et d'une note de synthèse avec recommandations.

• Phase 3 — Concertation et animation

  • Organisation et animation de séances de concertation (prévu un cycle de réunions, 6 à 12 séances mentionnées).
  • Mise en place d'une gouvernance participative (comité de pilotage, groupes de travail, rencontres territoriales, club des cuisiniers).
  • Rédaction de comptes rendus de séance et production de supports de communication destinés aux acheteurs, producteurs et fournisseurs (maquettes BAT et supports finaux).

• Phase 4 — Stratégie d'achat et cadrage opérationnel

  • Avis sur l'opportunité du lancement d'un groupement de commande.
  • Formalisation d'une stratégie d'achat et d'un montage contractuel recommandés, incluant le dimensionnement opérationnel et les préconisations organisationnelles.

Tranches optionnelles et prestations complémentaires

• Assistance à la passation : finalisation et vérification du dossier de consultation (règlement de consultation, pièces techniques et annexes), gestion des questions-réponses, analyse des candidatures et des offres, rédaction du rapport d'analyse et participation aux séances d'ouverture/validation des offres.
• Relance de procédure en cas d'infructuosité : modalités de relance et coordination.
• Prestations complémentaires liées à la communication et à l'animation (plan de communication, flyers/dépliants) et analyses additionnelles, avec modalités d'imputation financière à préciser.

Modalités d'exécution

• Réunions de pilotage et séances de concertation en présentiel ou visioconférence; organisation logistique, animation neutre et production systématique de comptes rendus.
• Livraison de livrables écrits et graphiques à chaque étape : notes d'orientation, état des lieux, synthèses, comptes rendus, supports BAT et notes stratégiques.
• Possibilité d'imputer certaines prestations en unités (DQE) et d'autres au forfait selon la décomposition convenue.