Assistance à maîtrise d'ouvrage pour conception et production d'événement festif

Prestations de production exécutive et coordination

• Coordination opérationnelle complète : pilotage du montage, exploitation et démontage ; ordonnancement des interventions des lots externalisés (gardiennage, technique, médicaux, sécurité terrestre/nautique, déchets, brigade verte, SPS) et interface avec les commissions et autorités.
• Gestion de la sécurité terrestre et nautique : identification des moyens humains et financiers nécessaires, préparation du dossier de sécurité, coordination SPS, préparation des dossiers pour les commissions compétentes.
• Déploiement des infrastructures de communication temporaires : préconisations et pilotage du déploiement fibre temporaires, lignes téléphoniques, réseaux wifi/ethernet nécessaires aux systèmes cashless et TPE.

Équipements et aménagements attendus

• Pavillons de dégustation : conception et chiffrage de pavillons type (comptoir ~18 m, casquette de protection, réserve froide type container 15 m², totem signalétique, système de fermeture, comptoir bas accessible PMR, terrasse privative et réserve complémentaire). Référence structurelle : composition modulaire (containers 6×2,5 m) à préciser.
• Stands de restauration et foodtrucks : fourniture de formats multiples (emplacements foodtruck nus avec raccordement électrique ; stands 7,5 m², 7,5+7,5 m² réserve, 15 m² ± réserve) avec éclairage, raccordements et protection pluie/soleil.
• Billetterie : conception et implantation de 2 guichets avec fenêtres de vente, bureau sécurisé, zones de stockage (capacité 10–15 palettes) ; exemples structurels modulaires fournis comme références.
• Volet nautique et voiliers : gestion des embarquements et flux FIFO, capacité d'accueil Terre → bateaux (100–150 pers.), règles de sécurité, possibilité de privatisations en soirées.
• Scènes et animations : coordination technique et sécurité de 1 à 3 scènes, backstages, logistique et répétitions ; proposition optionnelle d'un planning d'animations/programmation argumentée.

Scénographie, réemploi et RSE

• Favoriser une ambiance village non-linéaire et l'emploi de matériaux naturels ; proposer solutions de réemploi des éléments existants (bardage bois, mobilier), chiffrage des quantités réutilisables, coûts et solutions de stockage entre éditions, durée de vie et propositions d'investissement pour éléments réutilisables.
• Élaboration d'une note détaillée des actions écoresponsables et sociales liées à la conception et à l'exploitation (gestion des déchets, tri renforcé, brigade verte, contenants compostables, incitation réutilisable, fontaines, collecte/valorisation de bouchons, méthodologie de réduction d'empreinte).

Livrables exigés dans l'offre

• Rétroplanning global et rétroplannings détaillés de phasage montage/démontage pour chaque option d'implantation.
• Plans d'implantation (zones publiques/techniques, parkings équipes/vélos, PC organisation), plans de coupure circulation (tram/route) et éléments visuels de scénographie chiffrés et faisables.
• Coûts techniques détaillés unitaires d'un pavillon (versions pour chaque implantation étudiée), coûts par jour et par poste, planning des équipes, chiffrage et proposition d'échelonnement des paiements y compris conditions en cas d'annulation.
• Liste comparative avantages/inconvénients des options d'implantation étudiées.

Modalités optionnelles (devis à part)

• Coordination des concert-dégustations hors site principal.
• Coordination des réceptifs sur voiliers.
• Proposition chiffrée d'un planning d'animations/programmation.

Organisation opérationnelle demandée

• Fournir organigramme opérationnel et ressources (chef de projet, régisseur/responsable technique, responsable RSE, gestion des exposants, artistique, responsable sécurité) ainsi que méthodologie pour minimiser durées de montage/démontage et protection des espaces verts.