Archivage physique et services connexes pour archives publiques

Reprise et intégration du stock existant

Reprise du fonds initial (environ 27 000 conteneurs à fin 2025).
Enlèvement des conteneurs sur palettes filmées, transport, déchargement, mise en rayonnage et entrée en stock.
Récolement des conteneurs non transportables, reconditionnement à la charge du titulaire.
Mise à jour du système d'information (SI) et remise d'attestation de fin d'intégration.
Délai maximal de prise en charge du fonds initial : 3 mois.

Prise en charge des nouveaux versements

Fourniture sur demande de contenants adaptés (chaque contenant: capacité pour 5 boîtes 25 x 35 cm, dos 10 cm) et d'étiquettes.
Conditionnement et inventaire selon ordre convenu ; transmission des données d'inventaire au format tableur.
Intégration des données dans le SI sous délai d'un mois.

Conservation et gestion des mouvements

Conservation matérielle des archives en sites agréés sur le territoire national continental.
Suivi d'emplacement, traçabilité des transferts temporaires ou définitifs et possibilité de visites de contrôle.

Consultations, communications et désarchivage

Traitement des demandes de communication : accusé de réception, recherche/manutention, transport/déchargement, réintégration et mise à jour du SI.
Consultation sur site possible avec un préavis minimum de 3 jours ouvrés.
Restitutions ponctuelles et désarchivage avec procédures de diffusion et retours et mise à jour du SI.

Élimination et destruction

Éliminations uniquement sur demande écrite ; destruction selon procédure sécurisée et remise d'un certificat de destruction.
Sous-traitance possible dans les mêmes conditions contractuelles.

Fin de gestion et restitution

Regroupement et restitution des archives à la fin de la période de conservation ; transfert des données informatiques et effacement des données du SI dans le mois suivant le déstockage, conservation limitée des données légalement requises.

Recensement, tri et numérisation

Récolement, tri, conditionnement, inventaire, rédaction de bordereaux d'élimination et interventions sur différents sites par profils qualifiés.
Numérisation de collections simples et de documents publiés ; protocole adapté selon typologie ; possibilité d'un test sur échantillon représentatif.

Tous les détails du marché

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