Archivage et conservation de documents papier

2. Transferts internes

• Organisation et réalisation des transferts physiques entre sites sur ordre de commande.
• Traçabilité des mouvements et mise à jour des enregistrements de flux.

3. Conservation matérielle

• Stockage des documents dans des locaux répondant à la norme AFNOR Z40350 et aux règles usuelles des dépôts d'archives publics (anti-intrusion, protection incendie, issues de secours, éclairage, ventilation, etc.).
• Communication de l'adresse du ou des centres de stockage et obligation d'informer en cas de modification.
• Indexation, classement et gestion des inventaires selon le système de données du prestataire tout en respectant les référencements fournis.

4. Accès, demandes et livraisons

• Réception des demandes d'accès selon les référencements transmis par l'organisme.
• Préparation et livraison des documents demandés en format papier ou restitution dématérialisée pour les éléments numérisés.
• Modalités d'acheminement et de restitution à définir et adapter en fonction des besoins opérationnels.

5. Destruction contrôlée

• Exécution des destructions conformément aux règles réglementaires de conservation.
• Fourniture et gestion de bacs de destruction (ex. 150 L) avec rotation et traçabilité des opérations.
• Délivrance d'un certificat de destruction pour chaque opération.

6. Reversement d'archives historiques

• Organisation du reversement annuel d'archives historiques vers l'autorité compétente (bordereau et visa d'élimination).
• Respect des formats et conditions requis pour les bordereaux de reversement.

7. Suivi, rapports et audit

• Remise d'un document récapitulatif annuel détaillant l'état des fonds, les entrées/sorties et les destructions.
• Mise en place d'outils et procédures assurant la fiabilité de l'enregistrement et du classement; application de pénalités en cas d'erreurs constatées.
• Acceptation et organisation d'audits de conformité en locaux de conservation avec planification conjointe et conditions de rendez-vous.

8. Veille réglementaire et gestion des durées de conservation

• Surveillance des règles de conservation et information des évolutions réglementaires affectant les délais de conservation.
• Signalement des documents dont la durée de conservation réglementaire est dépassée selon le seuil prescrit.

9. Gestion de la fin de contrat et transfert

• Dispositions et opérations prévues pour la clôture des relations contractuelles et le transfert éventuel des fonds d'archives vers un nouveau lieu ou opérateur.

10. Annexes techniques et flux

• Respect des modalités de classement et des schémas de flux internes/externes décrits dans les annexes techniques; coordination avec les centres producteurs et secteurs d'émission.