Approvisionnement en carburants et gestion par cartes accréditives

Cartes accréditives (caractéristiques et gestion)

• Fourniture d'une carte à puce accréditive pour chaque véhicule figurant sur la liste fournie par le gestionnaire du parc.
• Fonctionnalités minimales : affectation (imatriculation/service/utilisateur), sélection du type de carburant, paramétrage d'options d'achat (lavages, lubrifiants, accessoires), plafonds d'achat, définition de périodes d'utilisation, saisie du kilométrage à chaque transaction, activation par code confidentiel.
• Cartes « hors parc » disponibles sur demande (sans immatriculation) pour besoins ponctuels.
• Gestion des pertes/vols/oppositions 24h/24 avec possibilité de neutralisation et fourniture gratuite d'une carte de remplacement.
• Titularité : les cartes restent la propriété du titulaire ; le gestionnaire du parc assure la garde et l'utilisation.

Fabrication et mise à disposition

• Production et livraison des cartes selon modalités techniques et délais précisés dans la proposition ; délai maximum de fabrication hors période de préparation doit être indiqué par le titulaire (dépassement susceptible d'entraîner pénalités contractuelles).

Portail et outil de gestion / reporting

• Accès à un espace sécurisé personnalisé pour le gestionnaire du parc. Fonctions : gestion des cartes (demandes/paramétrage/opposition/annulation), historique des consommations, restitutions exportables (.xls, .pdf), bilans par type de carburant et par véhicule, exports conformes aux formats requis.
• Confidentialité des accès et interdiction de divulgation des volumes et données financières.
• Formation à l'outil de gestion prévue pendant la période de préparation, avec contenu et créneaux à détailler dans la proposition technique.

Fichier carburant et suivi

• Transmission mensuelle d'un fichier informatique contenant l'exploitation des données de consommation du mois écoulé, l'ensemble des transactions en lien avec les factures et un relevé de factures ; le format du fichier est à proposer par le soumissionnaire et validé durant la préparation.
• Contenu minimal exigé : éléments transactionnels détaillés permettant rapprochement factures/consommations.

Récépissé / ticket transactionnel

• Le reçu de prise de carburant doit comporter au minimum : date et lieu, immatriculation du véhicule, kilométrage saisi, volume prélevé, type de produit, solde précédent et montant de la prise.

Documentation et obligations d'information

• Fourniture de documentation d'utilisation des cartes et d'un guide du réseau de ravitaillement (plan du réseau, liste des stations, modalités d'utilisation).
• Obligation de signaler tout élément susceptible de compromettre l'exécution des prestations et mise en œuvre de mesures de sécurité et de confidentialité pour le personnel affecté à l'exécution.

Modalités de facturation et paiement

• Facturation mensuelle via facturation électronique (Chorus Pro) sur la base des éléments du fichier carburant transmis et après certification des services faits par le service compétent.

Conformité et garanties

• Respect de la réglementation française et européenne applicable aux produits pétroliers et aux installations classées; obligation de notifier toute modification pouvant affecter l'exécution et responsabilité en cas de non‑respect des obligations contractuelles.

Sanctions opérationnelles

• Sanction financière prévue en cas de non‑transmission du fichier mensuel dans les délais : pénalité de 1 % du montant des factures concernées (article contractuel précisant la pénalité opérationnelle).