Agence de voyage pour déplacements professionnels sur instao.fr

Prestations couvertes

Recherche, réservation et fourniture de billets pour train, avion, autocar et bateau, y compris compagnies low-cost.
Réservation d'hébergements, autocars longue distance, taxis/navettes et locations de véhicules.
Emission dématérialisée des billets (e-billets) et gestion des conditions d'échange, de remboursement et de modification.

Plateforme de réservation (Online) et service complémentaires (Offline)

Mise à disposition et paramétrage d'une plateforme de réservation conforme aux règles internes (profils Voyageur / Chargé de réservation / Valideur / Administrateur).
Affichage simultané d'une large gamme d'offres (tarifs négociés, opérateurs traditionnels et low-cost), trajets, horaires, durée, bilan CO2 et conditions tarifaires.
Outil performant, avec formation initiale (module typique de 3 heures, formation sur site) et tutoriel numérique.
Solution de secours offline (réservation par interlocuteur dédié) avec au moins deux interlocuteurs disponibles en cas d'indisponibilité de la plateforme.

Paramétrage, formation et accompagnement

Paramétrage initial des règles de voyage et des profils utilisateurs, import des données initiales.
Sessions d'appropriation et formations complémentaires en cas d'arrivée de nouveaux utilisateurs, documentation numérique fournie sans surcoût.

Reporting, suivi et gouvernance

Fourniture annuelle de rapports et statistiques (nombre de billets émis, annulations, usage Online, bilan CO2, etc.).
Réunion de lancement, bilans intermédiaires et retour d'expérience en fin de période.

Contraintes opérationnelles et garanties de service

Délais cibles de traitement : demandes simples 4 heures, demandes complexes (groupes, international) 48 heures, urgences 2 heures.
Garanties de confidentialité et de sécurité des données, conformité au RGPD et procédures de gestion des violations.
Gestion de la sous-traitance avec notification et maintien des obligations de sécurité et de confidentialité.

Exigences hôtelières et transport

Propositions d'hébergements situés à maximum 25 minutes en transport en commun du lieu de rendez-vous, petit-déjeuner inclus, options modifiables/annulables et conformité aux plafonds budgétaires.
Large panel de solutions de transport, recherche du meilleur compromis coût/temps/confort/flexibilité, prise en compte des règles de surbooking et des conditions d'annulation.

Développement durable et contraintes environnementales liées aux déplacements

Affichage et suivi des émissions de CO2 par déplacement, fourniture d'un bilan CO2 annuel.
Prise en compte des contraintes ZFE pour les véhicules loués et information sur les critères d'acceptabilité des véhicules.

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Cahier des charges, budget, contacts...

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