Administration de cases commerciales et artisanales

A. Prospection et conclusion des baux

Recherche et sélection de preneurs, prise en charge des actions publicitaires (photos, panneaux, insertions) à la charge de l'opérateur après avis préalable.
Conclusion des baux après avis et accord préalable; fourniture de l'original du contrat.
Possibilité, sous avis préalable, de recourir à huissier ou expert pour constats/certificats.
Demande annuelle d'attestations d'assurance des biens loués.
Établissement d'état des lieux d'entrée (par huissier si requis).

B. Gestion courante des baux

Rédaction et tenue des états des lieux d'entrée et de sortie (en coordination avec le gardien présent lors des constats).
Délivrance de quittances et décharges, gestion de la mainlevée des saisies le cas échéant.
Tenue des budgets et récapitulatifs (charges locatives, révisions de loyers, dépôts de garantie) et coordination avec intervenants externes.
Gestion amiable des impayés et information en vue d'actions contentieuses si nécessaire.

C. Recouvrement et gestion financière

Perception mensuelle des loyers et provisions, contrôle des autorisations de perception et justification des flux.
Suivi des remises à jour des provisions pour charges et dépôts de garantie.
Transmission des justificatifs financiers et interface avec le comptable public pour titres de recette si requis.

D. Remboursement des dépenses et mandats

Sollicitation mensuelle des remboursements des dépenses (frais de fonctionnement, entretien, gardien, huissier/expert) avec justificatifs.
Transmission des mandats pour remboursement par le comptable public.

E. Reddition des comptes et reporting

Reporting trimestriel détaillé des encaissements et dépenses, réunions périodiques avec l'autorité mandante et le comptable public.
Remise d'un compte de l'exercice annuel (situation détaillée par local) et d'un planning des réunions annuelles.

F. Gardien d'immeuble

Présence d'un gardien ~35 h/semaine (répartition approximative 80% / 20% entre les deux ensembles), missions : accueil et relation locataires, information sur locations, entretien des parties communes, menues réparations, relevés de compteurs.
Rémunération du gardien prise en charge et répercutée dans les charges locatives; transmission d'états détaillés de salaires et charges.

Organisation générale et contraintes

Mise en place de guichets de coordination, procédures de reporting et de contrôle des flux financiers avec obligations de justification.
Aucun volume ou quantité fixe renseigné dans les éléments opérationnels fournis.

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