Adaptation de documents en FALC

Catégories de documents

• Documents simples : 1 à 2 feuilles A4 recto verso pour une procédure concrète, comme une demande de carte d’identité ou une inscription sur une liste électorale.
• Documents complexes : 3 à 10 feuilles A4 recto verso, avec notions complexes ou peu connues nécessitant des séances d’explication auprès de personnes en situation de handicap.
• Documents complexes de plus de 10 pages : délai de livraison contractualisé lors de la commande.
• Le BPU distingue également les documents simples de 3 à 4 feuilles A4 recto verso et les documents complexes de plus de 10 feuilles.

À titre estimatif, le BPU prévoit 4 documents simples de 1 à 2 feuilles, 4 documents simples de 3 à 4 feuilles, 5 documents complexes de 3 à 10 feuilles et 32 documents complexes de plus de 10 feuilles, soit 45 documents. Ces quantités ne sont pas contractuelles.

Processus de réalisation

Chaque commande commence par une réunion préparatoire entre le prestataire et le service demandeur. Elle définit le contenu à adapter et la méthode de transcription ; le bon de commande est établi à partir du document validé lors de cette réunion. Un interlocuteur unique est désigné pour le suivi de chaque commande.

Le processus comprend :

• la participation de personnes en situation de handicap à l’élaboration de l’adaptation ;
• des échanges avec le service demandeur à différentes étapes définies au démarrage ;
• une relecture test portant sur la compréhension des messages, l’absence de fautes d’orthographe et la qualité des pictogrammes ;
• l’emploi de pictogrammes libres de droits, graphiquement adaptés, dont l’association aux mots ou aux idées facilite la compréhension ;
• l’intégration de la charte graphique du lieu et du projet ;
• la remise du document adapté en versions WEB et PDF.

Les exemples de documents incluent des programmes d’accessibilité, livrets d’expositions, documents de musées, guides de lieux culturels et notices de stationnement pour personnes en situation de handicap.

Délais et interfaces

Les délais proposés pour un document simple et un document complexe sont exprimés en jours ouvrés dans l’acte d’engagement. Les périodes de fermeture des ESAT doivent être communiquées au début de chaque année civile. Les bons de commande peuvent s’exécuter après la période de validité du marché ; les stipulations indiquent une limite pouvant aller jusqu’à 3 mois, tandis qu’une autre clause prévoit jusqu’à 2 mois, et les livraisons peuvent intervenir jusqu’à l’exécution complète de la commande.

Tous les documents, livrables, courriers et réunions d’exécution sont en français. Les informations confidentielles doivent être protégées contre toute divulgation non autorisée et les règles relatives aux données personnelles doivent être respectées. Une attestation d’assurance garantissant la responsabilité envers l’acheteur et les tiers doit pouvoir être produite sous 15 jours sur demande.