Acquisition de lubrifiants pour véhicules et matériels

Quantités indicatives et documents de référence

• Tableau indicatif des consommations (Annexe 1 / BPU‑DQE) listant viscosités et consommations annuelles (ex. 10W40 → ~2000 L/an pour certaines catégories, HV46 → ~3000 L/an) ; total annuel indicatif mentionné : 12 905 unités/Litre/an.

Services associés obligatoires

• Analyses spectrométriques : suivi spectrométrique prévu pour matériels spécifiques et parc poids lourds (50 analyses/an pour mesurer viscosité, teneur en eau, dilution, point éclair) ; analyses complémentaires (hydraulique, boîtes, ponts) possibles sur demande par bon de commande. Le titulaire fournit les récipients de prélèvement et transmet les résultats par email.
• Formation : une session annuelle destinée aux agents des membres du groupement sur utilisation des produits, évolutions, hygiène et sécurité ; contenu (durée, modalités) à préciser dans l'offre ; coût inclus au prix contractuel.
• Plan de progrès & gouvernance : élaboration d'un plan de progrès technique/logistique/environnemental, comité de pilotage annuel, revue des KPI et plan d'actions annuel.
• Outil d'aide à la préconisation de graissage : mise à disposition d'un outil dématérialisé (accès web, planches de graissage) et contacts dédiés.
• Mise à disposition de matériels : fourniture gratuite de bacs de rétention conformes, autres matériels de stockage/distribution et rôle conseil/expertise ; capacité d'adaptation des matériels en cours de contrat. Maintien des équipements mis à disposition pendant 3 mois en cas de résiliation ou non‑reconduction.

Contraintes techniques et modalités opérationnelles

• Homologations : produits proposés doivent permettre le maintien des garanties constructeurs ; certificats d'homologation à fournir.
• Adaptabilité : lubrifiants compatibles avec usages sévères (cycles urbains, BOM), moteurs essence/diesel suralimentés, Euro VI et antérieurs, moteurs SCR AdBlue, biodiesel, GPL, GNV.
• Entretien : périodicité prise en compte (ex. vidanges tous les 10 000 km pour PL et VL ou 1x/an selon échéance).
• Distribution et conditionnements : préférence pour vrac et fûts pour huiles moteur/hydraulique ; cartouches et seaux pour graisses ; livraison vrac minimale 500 L pour sites couverts par le groupement ; conditionnements préférentiels fûts et bidons ≥20 L.
• Stock/distribution : tenir compte des moyens de stockage existants (réservoirs, systèmes de distribution automatisée) et garantir continuité d'approvisionnement.
• Délais et réapprovisionnement : délai courant ≤ 4 jours ouvrés ; possibilité exceptionnelle de délai réduit à 48 h jusqu'à 4 occurrences/an ; délai maximal de réapprovisionnement < 4 jours ouvrés.
• Commandes et contact : numéro de téléphone non surtaxé pour passation des commandes ; commandes sur bons de commande électroniques, commandes sur catalogue et devis.
• Traçabilité & lubrifiants usagés : gestion optimisée des huiles usagées privilégiant filières de régénération agréées, traçabilité complète, reporting annuel des volumes collectés, modes de traitement et taux de valorisation ; proposition d'outils de suivi (reporting Excel, accès en ligne si possible).
• Réception : livraisons non conformes ou incomplètes refusées ; pour livraisons vrac délivrance d'un document justificatif de quantité livrée le jour même.