15 appels d'offres : Archivage et numérisation

La volumétrie moyenne attendue est de l’ordre de 500 000 vues par an.

• Résolution généralement de 200 dpi pour les documents textuels, et d’au moins 450 dpi pour les microformes et supports photographiques, jusqu’à 4 000 dpi sans interpolation selon les besoins.
• Les supports photographiques et microformes donnent lieu à deux fichiers : conservation TIFF 8 sans compression et diffusion JPEG.
• Les disques durs définitifs, USB, d’au moins 1 To, sont livrés en deux exemplaires.
• La prise en charge et la restitution des originaux sont assurées aux Archives départementales du Nord, 22 rue Saint-Bernard à Lille.

Les sources comprennent des inventaires manuscrits, y compris ceux nécessitant une lecture paléographique moderne.

• La collecte peut combiner saisie manuelle et OCR, avec correction typographique des textes océrisés.
• Les traitements portent aussi sur la création ou la correction de notices et le croisement de plusieurs inventaires.
• Les interventions peuvent se faire dans des fichiers bureautiques ou directement dans le système archivistique.
• Les fichiers livrés sont principalement sous Excel compatible avec THOT ; des formats complémentaires peuvent être demandés.

Les 3 000 fiches prévisionnelles sont livrées en lots d’environ 250, avec une variation admise de ± 5 %.

• Le traitement comprend le dédoublonnage des actes et la vérification de leur non-édition.
• L’encodage XML-TEI porte sur les entités nommées et les métadonnées textuelles, selon le protocole ReNumAr.
• Le livrable final analyse les entités repérées et leurs désambiguïsations ou correspondances éventuelles dans ORB, BnF et Biblissima.
• Chaque lot fait l’objet d’un contrôle de volume, de complétude, de conformité du balisage et d’exactitude, avec corrections avant validation.

Les trains de reliure sont enlevés et livrés franco de port, avec caisses ou cartons adaptés et documents de travail associés.

• Couture ou surjetage selon la constitution du volume
• Couvrures Buckram, Buckram Fantasia ou couverture parlante
• Conservation, réparation et montage sur onglets des éléments documentaires
• Titrage, charnières, coiffes et antivols selon les fiches de bibliothèque

Chaque document logique est remis dans un PDF multipage nommé pour permettre son classement automatisé.

• Le volume technique estimé est de 38 900 documents, de A0 à A4 ; le volume foncier reste à apprécier.
• Le nommage utilise le code résidence IKOS, une famille documentaire et un numéro de scan séquentiel sur cinq chiffres.
• La numérisation des documents détériorés se fait en l’état, sans restauration ; les anomalies sont soumises à arbitrage.
• Le dépôt SharePoint s’accompagne d’un récolement et d’un rapport de conformité des noms.

Les images sont produites en deux versions et les documents sont suivis depuis leur prise en charge jusqu’à la validation définitive des fichiers.

• Conservation sécurisée des registres chez le titulaire, avec contrôles possibles des locaux par les Archives départementales.
• Prises de vue en double page, avec traitement spécifique des feuilles volantes, pages blanches et éléments hors format.
• Test numérique préalable sur deux registres entiers, suivi d’une validation avant mise en production.
• Fichiers organisés par cote, avec métadonnées XMP/IPTC et échanges de suivi sécurisés par FTPS.

La démarche s’inscrit dans les principes de la Convention de Faro et des droits culturels.

• Les anciens habitants sont recherchés en priorité, avant les témoins indirects et les descendants.
• Les entretiens individuels et collectifs sont enregistrés, indexés et transcrits.
• Les archives privées collectées sont numérisées et documentées.
• Le corpus audio est remis en WAV 48 kHz, 24 bits, avec une copie en MP3.

Le SAE SESAM conserve des archives publiques courantes et intermédiaires sur support numérique.

• Conseil d’experts sur la norme Z42-013, dans ses dimensions techniques et archivistiques.
• Amélioration du service d’archivage électronique proposé aux collectivités et établissements adhérents.
• Conseil sur la documentation et les preuves attendues pour la certification.
• Réalisation des audits internes annuels du service.

Deux jeux d’images sont attendus : conservation à 300 dpi et diffusion à 150 dpi.

• Documents papier reliés ou en liasses, souvent manuscrits ou dactylographiés, de formats hétérogènes, couramment A3 et A2.
• Prises de vues couleur à 8 bits par couche, 300 dpi à l’échelle 1, JPEG qualité 10/12 et profil Adobe RGB 1998.
• Contrôle de calage à chaque commande avec mire ISO n° 2 et mire X-Rite ColorChecker à échelle centimétrique.
• Transport direct par le titulaire, avec deux personnes et véhicule tôlé fermé à clé ; l’envoi postal est interdit.

Les versements réglementaires de biens archéologiques mobiliers sont estimés à environ 17 m³ par an.

• Reprise des conditionnements, inventaires et étiquetages, avec adressage et mise à jour des bases de données.
• Suivi climatique et veille sanitaire hebdomadaire, avec dispositifs de secours et mise sous anoxie selon besoin.
• Mise en consultation des collections et appui à la médiation, notamment à partir de 2028.
• Prise en main initiale des équipements, bases de données et contenants transférés.

Le portail doit permettre d’établir l’existence et le contenu des envois, et de les rapprocher rapidement de la facturation.

• Les fichiers peuvent être remodelés pour adapter automatiquement la zone adresse aux normes postales.
• Impression monochrome ou couleur, recto ou recto-verso, avec une qualité minimale de 300 dpi.
• Les enveloppes mécanisables à fenêtre s’adaptent automatiquement au nombre de pages.
• Les plis non distribués sont retournés à l’expéditeur ; un accusé de réception papier signé peut être restitué sur demande.

Le dispositif associe un accompagnement adapté à chaque responsable de traitement à des outils et pratiques communs.

• Suivi des registres, plans d’action, AIPD, violations de données et demandes de droits.
• Contrôle des sites et dispositifs numériques, des clauses de sous-traitance et des projets dès leur conception.
• Interventions complémentaires possibles : sensibilisation, audit ciblé et accompagnement renforcé.
• Réunions de convergence, modèles réutilisables, bilans par entité et reprise des dossiers existants.

Le titulaire intervient à plusieurs jalons du traitement, avant et après la publication des dossiers.

• Contrôle des données reçues, de leur cohérence et des autorisations de publication.
• Préparation des dossiers publiés : anonymisation, nomenclature, résumés web et vérifications finales.
• Archivage numérique et gestion des dossiers papier concernés, avec contrôle du classement final.
• Appui documentaire aux enquêteurs, experts et demandes de communication.

Le traitement associe récolement des dossiers et préparation physique avant leur capture numérique.

• Le transport impose une protection contre les intempéries et les risques de chute, de vol ou de dégradation ; deux personnes au minimum sont requises.
• Le nettoyage retire trombones, agrafes et élastiques sans rompre l’ordre de classement ; des intercalaires avec QR codes peuvent être employés.
• Prestations simples ou avec OCR, en gris ou en couleur, sur les vues de 1 à 10 000 ou de plus de 10 000 unités.
• Chaque vue fait l’objet d’un contrôle visuel et les Archives départementales participent à la validation du protocole et des livrables.

Les archives sont rangées dans des boîtes de 21,5 × 21 × 10,5 cm, regroupées par 4 ou 5 dans des containers et identifiées à la main.

• Volumes indicatifs au 30 septembre 2026 : 5 065 containers de prestations (30 mois), 70 d’invalidité et 3 juridiques (10 ans), 35 de santé (30 ans) et 853 d’accidents du travail (durée illimitée).
• Après le transfert initial, deux à trois transferts sont prévus par an ; la mise à jour du fonds est transmise sous 10 jours ouvrés maximum.
• Délai maximal de réception d’une boîte : 1 jour ouvré si la demande est urgente, 3 jours ouvrés pour une demande standard ; capacité attendue pour des demandes exceptionnelles de plusieurs centaines d’archives sous 1 à 2 semaines.
• Conservation selon la norme AFNOR NF Z40-350 ou garanties équivalentes ; planchers de 600 kg/m² minimum et contrôles de sécurité physique et climatique.