Système de gestion de la formation

Objet fonctionnel

Fourniture d’un Training Management System (TMS) en mode SaaS pour l’administration, le pilotage et le suivi administratif et opérationnel des actions de formation.

Fonctionnalités principales

Gestion des comptes et profils : profils administrateurs (>=10), profils formateurs (>=50), gestion d’au moins 1 000 apprenants par an, import et reprise de données (Excel) et migration des données existantes.
Gestion des inscriptions et sessions : listes d’inscriptions, génération automatique de convocations, devis, attestations et questionnaires pré/post formation, listes de tâches par session, planification (lieu, date, coût, effectifs, formateurs) et gestion des indisponibilités des formateurs.
Publication et catalogue : génération automatique d’un catalogue en ligne à chaque pré-inscription, fiches de formation modulables intégrant liens et contenus externes.
Communication automatisée : envoi programmé et automatique d’informations (convocations, attestations, questionnaires) via espace sécurisé et/ou email.

Reporting, archivage et bases de données

Tableaux de bord (nombre de personnes formées, statistiques par session, vues par formateur et par apprenant), export des retours et archivage des sessions.
Base d’alumni et de formateurs accessible et exportable.

Compatibilité qualité et conformité

Compatibilité Qualiopi et génération automatique du Bilan Pédagogique et Financier (BPF).
Conformité RGAA (accessibilité numérique), exigences de traçabilité, journaux d’accès et intégrité des données.
Conformité RGPD : chiffrement des données, plan de conformité et mesures de sécurité à décrire.

Modularité et évolutivité

Solution modulable et évolutive avec roadmap d’évolutions à fournir dans le mémoire technique.
Evolutions réglementaires accessibles pour les clients sans surcoût lorsque possible; possibilité d’évolutions spécifiques facturables.

Hébergement, sécurité et audit

Hébergement externalisé dans des États reconnus conformes par la Commission européenne; information sur les lieux de stockage et mécanismes de transfert à fournir.
Plan d’assurance sécurité, cloisonnement des environnements, journalisation des accès, chiffrement, contrôle des accès et mesures compatibles RGPD et RGAA.
Possibilité d’audits de conformité par l’entité utilisatrice.

Réversibilité et récupération des données

Récupération des données au format Excel incluse dans le prix de l’abonnement; livrables de réversibilité remis sous un délai contractuel (délai maximum précisé dans le mémoire technique et le CCP : 8 jours ouvrés après la demande).

Installation, formation et maintenance

Préparation, mise en service et premier déploiement opérationnel.
Au moins deux sessions de formation d’une heure pour administrateurs/managers incluses; sessions ultérieures possibles à distance.
Maintenance et qualité de service : disponibilité 24/7 hors maintenance programmée, plan de maintenance préventive, sauvegardes régulières (au minimum bi‑hebdomadaires), mises à jour natives.

Support et SLA

Support accessible par téléphone, email et/ou système de tickets (disponibilité minimale 9h-18h CET jours ouvrés).
Délais de réponse et résolution à préciser dans l’offre (exemples indicatifs : contournement sous 45-72h, solution définitive dans un délai plus long).

Aspects contractuels opérationnels

Modalités de délivrance de bons de commande et devis, facturation selon les conditions contractuelles.
Exigences d’assurance responsabilité professionnelle pour l’exécution et pour les sous-traitants.
Encadrement de la propriété intellectuelle, de l’exécution par des tiers et des prestations similaires selon clauses applicables.

Tous les détails du marché

Gagnez du temps, toutes les infos des documents sont déjà analysées: cahier des charges, infos clés, budget, contact, etc

Marchés similaires