Solution de dématérialisation des factures et propositions de paiement sur instao.fr

Couverture fonctionnelle

Gestion complète des factures entrantes (fournisseurs) et des propositions de paiement / situations travaux transmises pour validation.
Gestion des factures sortantes entre assujettis TVA et interfaçage avec un portail de facturation public (transmission des factures publiques via l'interface dédiée).
Module d'e‑reporting pour transmettre les informations commerciales requises par l'administration fiscale.
Traitement spécifique des fournisseurs non soumis à l'obligation d'émission dématérialisée (proposition de solution de substitution).

Interopérabilité et intégration

API REST et interface web pour intégration applicative, incluant connecteurs ou adaptateurs vers l'ERP métier ULIS (SOPRA) et possibilité de liaisons supplémentaires vers outils périphériques.
Compatibilité et échange interopérable avec autres plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) et le portail public de facturation (PPF).

Performance et volumes

Traitement et scalabilité dimensionnés pour volumes annuels indicatifs fournis : ordres de grandeur = ~8 000 factures reçues (dont plusieurs centaines de propositions de paiement) et ~200 factures émises. Mise en oeuvre d'architectures et procédures garantissant montée en charge et temps de réponse adaptés.

Archivage et conformité documentaire

Archivage sécurisé des documents avec conservation consultable pendant 10 ans.
Accès et restitution des archives en format exploitable, avec mécanismes d'export et de récupération de l'intégralité des données et métadonnées.
Gestion des archives publiques selon cadre légal (traitement des éliminations soumises à autorisation quand applicable).

Réversibilité

Procédure de réversibilité permettant extraction complète des données et archives dans un format unique et lisible.
Conservation des fonctionnalités de recherche (au moins : fournisseur, date d'envoi/réception, identifiants) dans l'export.
Transfert possible vers un espace temporaire chez le destinataire ou livraison directe au successeur.

Maintenance, mises à jour et continuité d'exploitation

Maintenance corrective et préventive continue (diagnostic, correction de bugs, mises à jour mineures et majeures).
Modalités de déploiement de versions de secours / mode dégradé si indisponibilité prolongée dépassant la fenêtre tolérée.

Assistance, formation et documentation

Fourniture de licences si nécessaire, accompagnement projet (équipe projet, cadrage, paramétrages, planning de déploiement), formation des utilisateurs et guides d'utilisation en langue française (PDF/Word).
Reports et tableaux de bord opérationnels accessibles via l'outil et exportables hors outil.

Sécurité et protection des données

Hébergement des données en France avec chiffrement des échanges conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS) v2.0.
Conformité RGPD (moyens mis en oeuvre au titre de l'article 32), intégrité immuable des données, sauvegarde et procédure de restauration.
Site d'exploitation aligné sur bonnes pratiques ISO 27001/27002 et mesures d'accès physique/logiciel de haute sécurité.
Télémaintenance encadrée : accès via VPN SSL fourni par le demandeur, session uniquement après demande formelle, présence d'un représentant côté demandeur et rapport d'intervention.

Livrables attendus

Documentation technique et utilisateur en français, planning détaillé de mise en œuvre, dossier méthodologique, preuves de références fonctionnelles.
Preuves d'immatriculation en tant que DPD auprès de l'autorité fiscale (conformité d'immatriculation pendant la durée du contrat).

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Cahier des charges, budget, contacts...

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