Services d'agences de voyages

Propositions et devis

• Transmission de propositions/devis comportant numéro de réservation, classement par prix, contraintes tarifaires (horaires, escales), délai de pré-réservation et date limite d’émission, conditions d’annulation/modification et pénalités.
• Délai de transmission des propositions : sous 6 heures ouvrées selon amplitude d’ouverture du service de réservation.

Disponibilité et support

• Service de réservation accessible par téléphone et par courriel au minimum du lundi au vendredi de 9h à 18h.
• Mise à disposition d’un numéro d’urgence ou d’un service d’astreinte pour les week-ends et jours fériés.
• Désignation d’un interlocuteur dédié pour la coordination et le traitement des incidents.

Réservation, émission et livraison des titres

• Réservation effective matérialisée par un bon de commande pour chaque déplacement accepté; le bon de commande vaut ordre d’émission.
• Délivrance des titres de transport, confirmations de location de véhicule et réservations d’hébergement au plus tard 48 heures avant le départ, livraison prioritairement sous forme électronique.
• Procédure d’alerte et justification en cas d’impossibilité de livraison dans les délais; pénalités prévues en cas de rupture d’exécution hors force majeure.

Gestion des modifications et annulations

• Prise en charge des demandes de modification (dates, parcours) et d’annulation avec indication des coûts associés selon les conditions tarifaires; émission d’un nouveau bon de commande si nécessaire.

Négociation commerciale et cartes d’abonnement

• Négociation de conditions tarifaires adaptées aux volumes auprès des transporteurs et loueurs et application de ces conditions.
• Proposition, gestion et suivi des cartes d’abonnement/privilèges ; identification des voyageurs réguliers et transmission de listes d’utilisateurs.

Suivi qualité et reporting

• Fourniture de statistiques et états consolidés semestriels comprenant dépenses, destinations, dates, transporteurs, prix et indicateurs de respect des politiques écologiques.
• Mise en place d’indicateurs de suivi opérationnel et qualité, et coordination pour la mise en œuvre des actions correctives.

Passation, outils et formation

• Transmission des demandes avec informations complètes du voyageur et confirmation par bon de commande détaillé.
• Option de mise à disposition d’un portail de réservation en ligne (prestation supplémentaire optionnelle) ; formation éventuelle à l’utilisation du portail, coût inclus dans l’unité de prix le cas échéant.