Service de navette documentaire interbibliothèques

Flux et opérations courantes

• Collecte, tri, dispatch et dépôt des réservations et documents (livres, revues, CD, DVD, jeux de société, outils d'animation peu volumineux, supports de communication).
• Répartition des documents par caisses identifiables au nom des établissements et distribution finale dans les lieux destinataires.
• Stockage intermédiaire sécurisé des caisses dans un espace dédié géré par l'exploitant avant livraison.
• Signalement et suivi des dysfonctionnements liés aux tournées et aux documents ; tenue d'un registre des incidents.

Fréquence et volumes (attendus)

• Fréquence : tournées hebdomadaires sur un cycle multi-sites (deux journées et demie de desserte par semaine évoquées).
• Volumes indicatifs par tournée/semaine : environ 1 000 à 1 500 documents.
• Nombre initial de caisses : 8 à 10 caisses sur la période de démarrage, modulation possible après phase test.

Véhicule et conditionnement

• Véhicule utilitaire électrique dédié, autonomie minimale 300 km, aménagement intérieur avec rails pour fixation des caisses, diable et accessoires de manutention.
• Système de conditionnement adapté aux documents (protection contre chocs, positionnement stable des caisses, étiquetage clair).
• Organisation des opérations de chargement/déchargement avec espace sécurisé prévu pour le stockage temporaire du contenu du véhicule.

Missions opérationnelles attendues

• Gestion complète des tournées : préparation des caisses, chargement, transport, déchargement et remise en place.
• Respect des schémas de circulation et des créneaux horaires établis ; maintien de la continuité du service et sécurité des documents transportés.
• Formation, accompagnement et sensibilisation des équipes locales sur les pratiques de réseau et l'accueil adapté des publics.

Pilotage, suivi et évaluation

• Mise en place d'indicateurs de suivi (suivi des volumes, ponctualité, incidents, retours usagers) et réunions de bilan périodiques.
• Transmission régulière d'ordres du jour et comptes rendus pour les réunions de coordination.

Contraintes opérationnelles particulières

• Prise en charge ponctuelle d'éléments d'animation peu volumineux et non fragiles.
• Adaptabilité des tournées en fonction des bilans de charge et évolution du nombre de caisses.

Modalités administratives et livrables attendus

• Proposition d'un interlocuteur principal et d'une organisation descriptive des rôles.
• Fourniture d'un plan de montée en compétence et d'un programme de sensibilisation (notamment handicap), ainsi que d'un mémoire technique détaillant l'organisation des tournées, le matériel et les moyens humains.