Service de navette documentaire interbibliothèques

Fréquence et organisation des tournées

• Service hebdomadaire sur l’ensemble des points de desserte, avec passages sur jours fixes (trois jours par semaine) et possibilité d’organiser des demi-journées.
• Exploitation sur la quasi-totalité de l'année (périodicité annuelle standard avec courtes interruptions programmées).

Volumes et conditionnement

• Gestion d’un flux estimé à 1 000–1 500 documents par semaine (avec ajustements opérationnels après bilans).
• Utilisation de caisses rigides et étiquetées (contenance maxi ~30 L, charge maxi ~10 kg par caisse), 1 à 2 contenants par point de desserte selon besoin.
• Aménagement du véhicule pour assurer la protection et la lisibilité des contenus; matériel de manutention léger (diable, sangles, etc.) pour faciliter les opérations.

Parcours, points spécifiques et stockage intermédiaire

• Collecte et dépôt hebdomadaires dans les points désignés; dispatch des documents dans les caisses afférentes selon destination.
• Prise en compte de points de desserte particuliers et de relais de collecte (y compris desserte par barge pour un point insulaire) et adaptation des itinéraires en conséquence.
• Mise à disposition d’un espace sécurisé de stockage intermédiaire pour le véhicule et les documents entre tournées.

Organisation du projet et montée en régime

• Déploiement en deux phases : phase de préparation et test (préparation des tournées, sensibilisation au handicap, tournées test, ajustements) puis phase de déploiement opérationnel après bilan intermédiaire.
• Participation à réunions de cadrage (2–3 réunions), à une réunion de présentation/validation et à des réunions de suivi régulières (compte-rendu trimestriel attendu la première année).

Pilotage, responsabilités et engagements opérationnels

• Collecte et dispatch des réservations selon schéma défini ; soin et traçabilité des documents transportés ; signalement systématique des incidents.
• Gestion du stationnement, du stockage sécurisé et de l’entretien courant du véhicule dédié ; conformité de l’usage du véhicule aux missions définies.
• Réactivité et capacité d’ajustement en fonction des bilans (aménagements d’itinéraires, adaptation du nombre/type de caisses, évolution des points de desserte).

Suivi et évaluation

• Bilans réguliers et réunions de suivi (au minimum trimestrielles la première année) pour mesurer volumes, qualité de service et définir évolutions opérationnelles.